Xu hướng đang lên trong thiết kế văn phòng làm việc này có thể thúc đẩy tính cộng tác và đổi mới, nhưng các nghiên cứu lại cho thấy nó có thể tác động tiêu cực đến nhân viên.

Khi xu hướng văn phòng không gian mở bắt đầu vài năm trước, nó đã báo hiệu một kỷ nguyên mới mang tính cộng tác. Không gian làm việc không có tường ngăn cách sẽ thay đổi cách chúng ta làm việc, thúc đẩy sự làm việc theo nhóm và văn hoá đổi mới.

Tuy nhiên, theo Tạp chí Tâm lý Môi trường, hình thức văn phòng mới này làm tăng thêm tiếng ồn và mất riêng tư. Chúng là nguồn gốc của sự không hài lòng về không gian làm việc và “lợi ích của việc tăng cường tương tác đã không thể bù đắp được cho những bất cập trong các văn phòng mở.”

Một nghiên cứu khác do Tạp chí Quản lý Y tế Châu Á – Thái Bình Dương tiến hành cho thấy kiểu sắp xếp văn phòng này sẽ gia tăng tiếng ồn, xung đột, và căng thẳng.

Nhiều người đã thấy các nhà quản lý và giám đốc điều hành phải lùi vào gầm cầu thang và tủ quần áo để thực hiện các cuộc gọi hoặc tổ chức những cuộc họp quan trọng.

Vậy hóa ra cuộc sống văn phòng mở không giống như chúng ta tưởng tượng. Vì vậy, làm thế nào để chúng ta vận hành đúng và nâng cao năng suất? Dưới đây là một vài ý tưởng:

Tìm ra những gì có tác động tốt nhất cho nhân viên của bạn

Một lực lượng lao động đa dạng đi kèm với một loạt các nhu cầu đa dạng. Không phải mọi nhân viên đều có thể phát triển mạnh trong một môi trường nhộn nhịp, hoặc có khả năng ‘điều chỉnh’ tiếng ồn.

Bạn nên biết rằng một nhóm làm việc với nhau trong một khu riêng biệt vẫn hiệu quả hơn là không gian mở.

Bạn nên thường xuyên tìm hiểu các nhân viên của mình để tìm ra loại môi trường mà họ làm việc tốt nhất hoặc những gì họ cần để hoàn thành công việc của họ. Sau đó, bạn có thể tạo ra một không khí văn phòng phù hợp nhất.

Lấy sự cân bằng

Nhiều công ty ngày nay đang tìm cách tiếp cận hỗn hợp – một sự pha trộn của không gian mở và các khu vực riêng cho nhân viên sử dụng khi cần thiết.

Trở nên di động

Mặc dù giải pháp hỗn hợp khá khả thi, cách tiếp cận này đối với cuộc sống văn phòng vẫn thiếu một thành phần chính: nhân viên ‘di động’.

Thời đại kỹ thuật số đã giúp cho người lao động có thể làm việc năng suất hơn khi đang di chuyển – họ có thể truy cập hồ sơ, trò chuyện với đồng nghiệp và thậm chí tham gia vào các cuộc họp bất cứ nơi nào họ có được sự 3G hoặc WiFi.

Vì vậy, thay vì phải chìm đắm vào các cách sửa đổi không gian văn phòng, hãy xác định làm thế nào để có thể làm cho người lao động trở nên có năng suất cao ở bất kỳ nơi nào trên thế giới. Một số gợi ý về cách thực hiện việc này bao gồm:

  • Cung cấp cho nhân viên WiFi.
  • Tạo nên một cơ sở hạ tầng dựa trên đám mây, với các ứng dụng phù hợp để hỗ trợ doanh nghiệp.
  • Đầu tư vào công nghệ mới như VR để tiến hành các cuộc họp ảo thử nghiệm.
  • Hạn chế sử dụng giấy trong văn phòng.

Chìa khóa ở đây là làm cho nhân viên dễ dàng làm xong việc bất cứ khi nào và ở đâu mà họ cần – cho dù phải làm các kho tài liệu đám mây hoặc đầu tư vào một công cụ cộng tác trực tuyến cho phép nhân viên dễ dàng kết nối ở bất kì vị trí nào.

Đương nhiên, điều này dấy lên cuộc tranh luận về việc làm việc tại nhà. IBM một lần khoe khoang về ích lợi của công ty khi cho phép nhân viên làm việc từ xa, và gần đây IBM đã phải gọi tất cả họ trở lại văn phòng.

Vì vậy, đây cũng không phải là một giải pháp phù hợp với tất cả.

Lời cuối

Trong khi rõ ràng môi trường văn phòng mở đang đặt ra các mối đe dọa đối với năng suất và sự căng thẳng, các giải pháp hiện tại dường như thiếu tầm nhìn kỹ thuật số.

Giải pháp là không nên cố gắng làm ra 1 cách tiếp cận phải phù hợp tất cả. Thay vào đó, chúng ta phải thấy rõ được những thay đổi trong thế giới kinh doanh ngày nay và đảm bảo rằng chúng ta đang thích nghi với những nhu cầu thay đổi của nhân viên.

Ella Hoang (Theo INC)