Bạn luôn luôn trong tình trạng cạn kiệt thời gian cho những công việc trong ngày nhưng vẫn không biết nguyên nhân ở đâu? Vậy thì hãy theo dõi danh sách mười một cách gây lãng phí thời gian này và cố gắng thay đổi. Đừng ngạc nhiên khi có một số cách bạn nghĩ chúng giúp tiết kiệm thời gian, nhưng hiệu quả thì hoàn toàn ngược lại.

 

1. Đa nhiệm

 

Ngạc nhiên chưa! Nhiều người thường nghĩ làm nhiều việc cùng một lúc sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Nhưng thực tế chứng minh được rằng thực hiện quá nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất lao động của bạn. Não bộ con người không được sinh ra để làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc, vậy nên tốc độ não sẽ bị giảm sút nếu chúng phải chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ.

Hãy thử tưởng tượng, bạn chia não bộ ra làm hai phần cho hai công việc, nhưng lại chẳng chú tâm thực sự đến công việc nào cả. Kết quả là chẳng có công việc nào được hoàn thành một cách tốt nhất. Vậy nên trong một khoảng thời gian nhất định, bạn chỉ cần tập trung vào một công việc. Điều này không chỉ giúp năng suất của bạn được tăng cao, mà còn có thể khiến bạn ít mắc sai lầm hơn.

2. Gắn mọi chuyện với thư điện tử

Thư điện tử thực sự là một kẻ cắp thời gian âm thầm. Mỗi khi thông báo về thư điện tử mới hiện lên, sự tập trung của bạn lại bị phá vỡ. Rồi sau đó bạn phải tốn thời gian để trả lời những thư vô nghĩa, hoặc tìm kiếm chúng giữa một loạt thư không liên quan.

Vậy nên hãy đặt ra một mốc thời gian cố định hằng ngày để kiểm tra hòm thư điện tử, có thể là mỗi ngày ba lần vào buổi sáng, trưa và tối. Cố gắng không kiểm tra hòm thư điện tử cho đến khi bạn hoàn thành xong công việc quan trọng nhất trong ngày. Với cách này, dù cho thư điện tử có thể làm bạn xao nhãng, nhưng ít nhất bạn cũng đã hoàn thành xong công việc của mình.

3. Sử dụng mạng xã hội không có mục đích

Mạng xã hội có thể giúp bạn phát triển việc kinh doanh, nâng cao doanh số bán hàng hoặc đạt được hiệu quả tiếp thị nhất định. Thế nhưng mạng xã hội cũng tiêu tốn của bạn rất nhiều thời gian, thậm chí ngay cả khi bạn dùng nó với mục đích công việc.

Dĩ nhiên bạn không thể ngừng sử dụng mạng xã hội hoàn toàn. Thay vào đó, bạn phải học cách sử dụng chúng hiệu quả. Bạn nên xác định được mạng xã hội có thể giúp ích như thế nào, ở mức độ nào đến công việc của bạn. Từ đó xây dựng thời gian biểu sử dụng mạng xã hội hợp lý. Dĩ nhiên, hãy ngừng ngay việc kiểm tra các hoạt động hay thông báo trên mạng xã hội từng phút từng giờ.

4. Những cuộc gặp mặt vô ích

Không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của các buổi gặp mặt trong việc chia sẻ và trao đổi thông tin. Thế nhưng nếu không được sử dụng đúng cách, chúng sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian. Vấn đề ở đây không chỉ là thời gian bị tiêu tốn vô ích trong các buổi gặp mặt, mà đó còn là thời gian bạn phải bỏ ra để chuẩn bị cho buổi gặp mặt ấy.

Theo một nghiên cứu gần đây, những cuộc gặp mặt vô ích sẽ tiêu tốn 37 tỉ đô la mỗi năm cho các doanh nghiệp. Vậy nên nếu bạn thấy mình không gặt hái được quá nhiều từ các buổi gặp mặt, thì hãy biết phân bổ lại thời gian của chính mình.

5. Môi trường làm việc thiếu tổ chức

Bàn làm việc bừa bộn hoặc máy tính cá nhân chứa hàng loạt tệp không được phân loại đều là những kẻ lấy cắp thời gian của bạn một cách thầm lặng, bởi vì bạn sẽ mất nhiều thời giờ để tìm kiếm bất cứ thứ gì.

Nếu đang ở trong tình trạng này, bạn nên học cách tổ chức lại bàn làm việc và nơi lưu trữ các dữ liệu. Khi mọi thứ đã đúng chỗ, bạn sẽ tìm thấy chúng một cách dễ dàng.

6. Hòa đồng quá mức

Khoảng cách giữa việc xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh và việc dính dáng đến những đồng nghiệp ‘lắm chuyện’ rất mỏng manh. Dĩ nhiên chẳng ai muốn im như tượng trong suốt thời gian làm việc. Tuy vậy bạn cần phải thận trọng, tránh làm mất thời gian quý giá của mình với những người thích buôn chuyện.

Bạn có thể thử đeo tai nghe trong lúc làm việc để tránh bị làm phiền bởi tiếng ồn xung quanh. Ngoài ra, đừng ngần ngại khi nói thẳng với đồng nghiệp rằng bạn cần tập trung vào công việc.

7. Từ chối tìm kiếm nhiều thông tin

Bạn được giao một nhiệm vụ lớn, và bạn phấn khởi rằng mình sẽ phô bày được năng lực của mình. Thế nhưng khi bắt tay vào, bạn nhận ra rằng công việc ấy đã quá tầm với của mình. Tuy nhiên thay vì gọi điện hoặc gặp gỡ cấp trên để có thể trao đổi thêm, bạn lại tự nhủ rằng mình có thể tìm ra giải pháp.

Đây là hoàn cảnh mà rất nhiều người gặp phải. Và thực sự nó sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian quý báu của bạn. Vậy nên nếu thấy không chắc chắn về điều gì, hãy cứ mạnh dạn đặt câu hỏi và tìm kiếm thông tin từ những người có khả năng.

8. Internet

Internet, chắc chắn rồi! Chẳng có thứ gì khiến bạn xao nhãng công việc hơn hàng loạt thông tin hấp dẫn về giải trí hoặc mua sắm. Có rất nhiều cách giúp bạn thoát khỏi tình trạng này, ví dụ như dùng công cụ chặn trang web với những trang web khiến bạn dễ bị cám dỗ nhất. Tuy nhiên cho dù dùng cách nào đi chăng nữa, thì điều quan trọng nhất là bạn phải biết giữ bản thân tập trung hết mình vào nhiệm vụ cần làm.

9. Nghỉ ngơi quá nhiều

Mỗi khi đến giữa các ca làm, bạn đều sẽ nghỉ ngơi và nhấm nháp một chút cà phê hoặc thức ăn vặt. Bạn nghĩ điều này giúp não được thư giãn và khiến công việc được thực hiện tốt hơn. Thế nhưng sự thật là bạn sẽ bị mất tập trung hoàn toàn vào công việc.

Hơn thế nữa, việc ăn (hoặc hút thuốc) trong các khoảng nghỉ này cũng không hề tốt cho sức khỏe, bởi bạn sẽ không kiểm soát được số lượng hoặc loại thức ăn mà mình đang tiêu thụ. Do đó, phương pháp thư giãn tốt nhất trong lúc nghỉ giữa giờ là đi bộ một đoạn ngắn. Nó không những tốt cho sức khỏe mà còn giúp bạn tập trung vào công việc hơn.

10. Làm lơ sự kiệt sức về mặt tinh thần

Khi bị bắt ép làm việc quá nhiều, cơ thể bạn sẽ bị đẩy đến cực hạn và bùng nổ. Kết quả là sự mệt mỏi ấy sẽ khiến bạn khó lòng tập trung vào công việc, dẫn đến lãng phí thời gian. Khi bạn không có tinh thần, bạn sẽ chẳng làm được việc gì cả. Vậy nên nếu quá mệt mỏi, hãy biết tự thưởng cho bản thân một giấc ngủ. Thời gian bỏ ra cho việc ngủ chắc chắn sẽ rất xứng đáng khi bạn tỉnh dậy với một bộ não tỉnh táo và làm việc hiệu quả hơn.

11. Không có mục tiêu cụ thể để thúc đẩy bản thân

Trong tất cả những điều đã kể ở trên, đây có thể được xem là yếu tố gây hại nhất nếu xét về lâu về dài. Nếu bạn không có tầm nhìn xa và không có bất kỳ mục tiêu cụ thể nào, bạn sẽ rất dễ dàng phí phạm thời gian. Để thành công, bạn phải biết xác định phương hướng và động lực cho chính bản thân mình.

Hải Vy (Theo Entrepreneur)