Bài viết sau đây sẽ trình bày những chia sẻ của Dan Sines – Giám đốc Điều hành và cũng là nhà đồng sáng lập công ty dịch vụ chuyên đánh giá tính cách cá nhân Traitify – về ý tưởng tuyển dụng nhân lực làm việc từ xa, cũng như hiệu quả của ý tưởng này đối với năng suất làm việc và văn hóa công ty ở Traitify.

Khác với nhiều văn phòng công ty khác, bạn sẽ hiếm nghe khi câu nói “Đi ăn trưa không?” ở văn phòng của Traitìy, vì đơn giản là… hiếm có dịp nào tất cả nhân viên đều ở văn phòng trong cùng một lúc. Trên thực tế là 60% nhân viên của Traitify sẽ làm việc ở một nơi nào đó thay vì đến trụ sở chính; chính vì lẽ đó, với chúng tôi, lời rủ rê ăn trưa sẽ có nghĩa “Chúng ta cùng tán dóc trên Google Hangout nào!”.

Tình hình trước đây còn khác biệt hơn nữa. Ban đầu, toàn bộ nhân viên Traitify đều làm việc tại một văn phòng có hai tầng ở thành phố Baltimore. Tầng dưới dành cho phòng Phát triển, còn tầng trên thì dành cho phòng Kinh doanh và phòng Dữ liệu.

Dần dần, chính cấu trúc hai tầng của văn phòng đã khiến cho mỗi tầng có một kiểu văn hóa làm việc riêng, và rồi hai tầng trở nên tách biệt lẫn nhau, dù chúng ở cùng một công ty. Đến cả những nỗ lực phân công và thuyên chuyển nhân viên giữa hai tầng cũng vô hiệu: người mới cũng dần bị ảnh hưởng bởi kiểu văn hóa của tầng mà anh ta được chuyển đến.

Để hạn chế sự chia rẽ và tạo dựng văn hóa công ty trong bối cảnh công ty đang phát triển, ban lãnh đạo quyết định tìm một địa điểm mới rộng rãi hơn và chỉ có một tầng.

Cũng trong thời gian đó, Traitify cũng đang tăng cường nhân lực cho nhóm phát triển. Với mong muốn không muốn bỏ lỡ nhân tài chỉ vì cách biệt về địa lí, công ty liên tục tuyển dụng nhân lực sinh sống ở những vùng khác.

Cách làm này khá mạo hiểm nếu cân nhắc đến vấn đề văn hóa làm việc mà Traitify lúc ấy đang đối mặt, nhưng rồi hiệu quả mà cách làm này mang lại thì rất đáng kể.

Ảnh hưởng của những người làm việc từ xa

Vị trí đầu tiên chúng tôi thực hiện với cách làm mới là Giám đốc Kĩ thuật đầu tiên của Traitify. Sau đó, chúng tôi tuyển thêm hai nhà phát triển nữa cũng với cách làm này.

Rất nhiều nhân viên trúng tuyển đến với công ty thông qua những lời giới thiệu, thế nên họ đã có mối liên hệ với công ty. Không chỉ thế, việc giúp họ hòa nhập với công Traitify cũng dễ dàng đến kinh ngạc.

Trên thực tế, chỉ sau vài tháng, chúng tôi nhận ra rằng tuyển dụng nhân lực làm việc từ xa đã làm dịu đi sự chia rẽ trong văn phòng công ty. Những nhân viên trúng tuyển làm việc ở xa đều rất cầu tiến, có tinh thần trách nhiệm cao, ít khi đối đầu nhau và đóng góp vào công việc tập thể nhiều hơn.

Dần dần, các thành viên khác của công ty cũng cho thấy những mặt tích cực trên trong công việc (Lẽ dĩ nhiên là sẽ không có vấn đề gì nếu bạn có thể nắm bắt tính cách một ứng viên trước khi tuyển họ; chúng tôi tạo ra một sản phẩm cho phép chúng tôi thực hiện điều đó).

Năng suất làm việc là mối quan tâm số một khi công ty cân nhắc các ứng viên làm việc từ xa, nhưng rồi chúng tôi lại thấy rằng chính những nhân viên đó mới khiến các thành viên làm việc tại trụ sở như chúng tôi làm việc hiệu quả hơn.

Tất cả nhân viên đều phải sử dụng tối đa ứng dụng giao tiếp Slack để đảm bảo họ – dù ở văn phòng hay một nơi nào khác – cảm thấy như đang ngồi cạnh nhau cả ngày. Trong khi đó, ứng dụng Facetime cũng khiến các nhân viên cảm thấy như họ đang làm việc trong cùng một căn phòng, nhưng nó cũng đòi hỏi nhân viên có nhu cầu sử dụng ứng dụng cân nhắc mức độ ưu tiên (Liệu công việc đó có gấp không? Có nên chờ cho đến khi đồng nghiệp thông báo rằng cô ấy rảnh không?), từ đó hiệu quả công việc được cải thiện.

Tuy nhiên, làm việc từ xa có mặt bất lợi. Nếu các nhân viên không ở chung một căn phòng, họ sẽ không nhìn thấy tín hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể, nét mặt, giao tiếp bằng mắt, và tư thế – những yếu tố tạo nên sự thân thiết và tin tưởng.

Tại Traitify, chúng tôi cố gắng hạn chế bất lợi trên bằng việc tổ chức hoạt động nhóm ngoài văn phòng, những chuyến công tác, và những lần họp mặt có sự tham gia của tất cả thành viên công ty – hoạt động mà chúng tôi mong muốn tổ chức thường xuyên hơn trong thời gian tới.

Mô hình kép đầy hứa hẹn

Đối với Traitify, ý tưởng làm việc từ xa không dành cho mọi phòng ban: cách làm này phù hợp với nhóm Phát triển, trong khi các bộ phận như Bán hàng và Chăm sóc Khách hàng sẽ phát huy hiệu quả khi làm việc tại văn phòng.

Chính thực tế đó mà công ty chọn mô hình làm việc kép: một văn phòng làm việc sẽ tạo dựng và củng cố yếu tố cốt lõi trong văn hóa làm việc của công ty, đồng thời sẽ giúp khách hàng và nhà đầu tư thực sự ‘nhìn thấy’ Traitify và khả năng của công ty ngay từ đầu; tuy nhiên, công ty cũng cần chiêu mộ nhân tài từ những nơi khác để bổ sung nhân lực chất lượng cao cho công ty.

Để gia tăng hiệu quả của tuyển dụng và làm việc, Traitify còn đặt ra những tiêu chí rõ ràng nhằm nhấn mạnh lợi ích của cả làm việc tại văn phòng chính lẫn làm việc từ xa, từ đó tất cả nhân viên có thể hợp tác với nhau mà không gặp phải khúc mắc nghiêm trọng nào. Giờ đây, mọi thành viên công tác tại văn phòng chính đều làm việc chung một tầng, còn các thành viên làm việc từ xa sẽ được đánh giá tính cách (để công ty xác định rằng họ có cầu tiến và có tinh thần trách nhiệm hay không) trước khi được đào tạo sử dụng các công cụ hợp tác (Slack, Facetime,…) theo hướng tối ưu hóa năng suất làm việc của họ.

Tựu chung lại, từ những chia sẻ trên đây, lời khuyên của tôi là các công ty nên có một bộ phận nhân viên làm việc từ xa kết hợp với các thành viên thực hiện công việc của mình tại văn phòng chính. Với chiến lược này, các doanh nghiệp sẽ vừa xây dựng và củng cố văn hóa công ty của mình thông qua văn phòng chính, vừa không bỏ sót nhân tài sống ngoài khu vực ‘đóng đô’ của công ty.

Quốc Huy (Theo Fastcompany)