Không chỉ các nhà sáng lập và các giám đốc điều hành, mà mọi người trong thời đại số này luôn phải đối mặt với nhiều công việc cần giải quyết trong một quỹ thời gian eo hẹp. Tất cả thường luôn có cả một núi email cần phải đọc và trả lời, đó thực sự là một thách thức và đòi hỏi nỗ lực lớn.

Vì thế, chúng ta cần đến những quy tắc và bí quyết làm việc để có thể giải quyết được công việc đúng hạn. Một trong những quy tắc giúp nâng cao hiệu suất làm việc của cả tập thể là: Duyệt tất cả thư trong Hộp thư đến (Inbox) trong ngày.

Khi tất cả các thư đều được xem và giải quyết trong ngày, tập thể sẽ phần nào yên tâm và sẵn sàng một ngày làm việc mới hiệu quả. Sau đây là một vài biện pháp để thực hiện quy tắc “đưa số thư chưa đọc về 0”:

Tắt toàn bộ thông báo

Đây là một ghi chú đáng lưu ý: các thông báo sẽ làm đứt mạch suy nghĩ về việc bạn đang làm, khiến bạn mất tập trung, đồng thời lãng phí thời gian của bạn khi đáng ra bạn có thể hoàn thành công việc sớm hơn.

Tắt toàn bộ thông báo sẽ giúp bạn toàn tâm toàn ý vào công việc đang thực hiện; và khi bạn xong việc và có thời gian kiểm tra điện thoại, bạn sẽ chỉ chú ý đến những mục cần giải quyết.

Dành những khoảng thời gian để kiểm tra thư

Biện pháp này nên được kết hợp với biện pháp “Tắt toàn bộ thông báo” ở trên. Hãy dành ra từ hai đến ba khoảng thời gian cố định trong ngày để duyệt thư trong Hộp thư đến cũng như tin nhắn trong các ứng dụng nhắn tin như Slack, Facebook,…

Các bức thư gửi đến đều thường thuộc dạng “giải quyết vấn đề” hoặc “lên kế hoạch”, vốn cần đến tư duy khác với những nhiệm vụ có tính thủ tục; vì thế, thời gian dành riêng cho việc kiểm tra thư sẽ giúp bạn sẽ soạn được những phản hồi thấu đáo nhằm hoàn thành các công việc trong nội dung thư.

Sử dụng biện pháp tự động để không bỏ sót thư

Bạn có thể sử dụng một ứng dụng lưu trữ tin nhắn (như ứng dụng Franz). Một cách đơn giản hơn là bạn có thể đặt bộ lọc, đánh dấu trang tất cả những kênh trao đổi bằng tin nhắn (thư điện tử hoặc các ứng dụng như Whatsapp, Trello, Facebook), gom tất cả dấu trang đó vào một thư mục, rồi sau đó mở tất cả cùng một lúc. Những công việc tự động hóa như thế này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian suy nghĩ lựa chọn kiểm tra kênh nào trong từng ngày.

“Việc hôm nay chớ để ngày mai”

Thật vậy, trì hoãn kiểm tra thư và tin nhắn sẽ dẫn đến tình trạng bạn sẽ nhanh chóng đối mặt với một con số đáng kể những thư chưa đọc (và cùng với đó là những công việc chưa giải quyết).

Hiệu quả làm việc chính là khả năng duy trì chuẩn mực của bản thân. Nếu bạn không đủ thời gian để duyệt thư, bạn có thể dựa vào những giải pháp khác để tối ưu hóa lịch trình và tiến trình xử lí công việc như: chia sẻ việc ra quyết định với các trưởng nhóm, sắp xếp lại thời gian biểu, hoặc phân bổ công việc theo thời gian phù hợp trong ngày.

Tự đặt câu hỏi Có/Không cho bản thân

Với cách này, bạn sẽ nhanh chóng xác định mức độ ưu tiên của thư: trong lúc dõi mắt theo dòng thông báo, hãy tự hỏi rằng “có thể dành ra 2 phút để giải quyết yêu cầu trong thư hay không?”. Tùy vào câu trả lời “có” hoặc “không”, bạn sẽ giải quyết yêu cầu ngay hoặc tạo một ghi chú trong ứng dụng nhắc việc để giải quyết sau.

Cùng với đó, bạn cũng nên cân nhắc tính quan trọng và tính cấp thiết của yêu cầu. Với câu hỏi “liệu có ai cần đến phản hồi của mình trong yêu cầu này hay không?”, nếu như chỉ cần một dòng để phản hồi, bạn nên trả lời ngay để những người đồng nghiệp có thể tiếp tục công việc.

Trên cương vị lãnh đạo, những phản hồi của bạn là rất cần thiết trong việc lèo lái hoạt động của công ty. Những hành động nhỏ nhằm thay đổi thói quen như liệt kê trên đây sẽ giúp bạn có thể xác định mức độ ưu tiên của thư cũng như sắp xếp thời gian hợp lí để trả lời thư, qua đó đặt trạng thái “Đã xem” cho tất cả những thông báo mới trong Hộp thư đến.

Quốc Huy (Lifehack.org)