Hầu hết chúng ta đều sẽ có cho mình một danh sách “việc cần làm” và thực hiện danh sách đó mỗi ngày. Tuy nhiên, xác định và từ chối những nhiệm vụ không cần thiết cũng tác động tích cực đến năng suất làm việc. Bài viết sau đây thể hiện ý kiến chuyên gia về mức độ quan trọng của danh sách “những việc không cần làm”.

Trước hết, chúng ta cần tìm hiểu danh sách này gồm những gì: nó không phải là những thói quen xấu bạn quyết tâm bỏ hoặc những hành vi tiêu cực bạn chắc hẳn muốn tránh xa.

Thay vào đó, trong danh sách sẽ gồm những công việc bạn cho là bạn nên làm, muốn làm, hoặc được yêu cầu làm bởi một ai khác. Chúng có mặt trong danh sách vì chúng khiến bạn xa rời mục tiêu, không làm phong phú tâm hồn bạn, hoặc không cần thiết và phí thời gian cũng như công sức – lẽ ra bạn không nên hoàn thành, hoặc lẽ ra bạn để người khác thực hiện thay bạn thì sẽ tốt hơn.

Trong khi đó, những nhân vật thành công nhất đều có chung quan điểm rằng sự nghiệp vĩ đại đều xuất phát từ những thứ mà họ từ chối. Một quan điểm hợp lí với thực tế rằng mỗi người đều có nguồn thời gian và năng lượng có hạn, và cách mỗi người dành thời gian và năng lượng ấy sẽ có ảnh hưởng cực kì to lớn đến cuộc sống của họ.

Allison Rimm, một cố vấn quản lí kiêm huấn luyện viên cho các giám đốc điều hành, đã từng viết trên Tạp chí Kinh doanh Harvard như sau:

“Tâm trí của bạn chỉ tự do một khi bạn nhận ra thực tế rằng bạn đáng ra sẽ làm việc hiệu quả hơn thay vì bỏ thời gian để hoàn thành hết mọi thứ. Sự nhận thức này sẽ buộc bạn phải biết được những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp đến mức bạn dường như sẽ chẳng bao giờ hoàn thành.

Vì thế, hãy xóa đi những việc không cần thiết và ghi vào danh sách “những việc không cần làm”, và tự nhủ rằng bản thân hãy quên chúng đi. Làm vậy sẽ giúp bạn đỡ mất thời gian suy tính ‘liệu có nên tiếp tục làm hay không’ – khoảng thời gian bạn có thể dùng để thực sự hoàn thành những việc khác.”

Một danh sách những việc không cần làm sẽ khiến bạn trở nên rõ ràng và thanh thản hơn, vì rằng bạn không phải lo lắng hay xấu hổ về những nhiệm vụ bạn nghĩ bạn sẽ làm (hoặc tệ hơn nữa là những nhiệm vụ bạn bảo với những người khác rằng bạn sẽ làm) nhưng lại luôn gặp khó khăn khi thực hiện chúng.

Đồng thời, danh sách này khiến công việc của bạn minh bạch hơn, cũng như mối quan hệ giữa bạn với đồng nghiệp và khách hàng được cải thiện, vì rằng bạn sẽ không còn phải đưa ra những lời hứa bạn không thể giữ.

Vì lẽ đó, dù bạn có bận đến mấy, bạn cũng nên dành ra ít nhất chừng nửa giờ để lọc ra những việc không nên làm – bạn sẽ thấy lợi ích của ý tưởng này rất đáng kể. Sau đây là các bước giúp bạn thực hiện ý tưởng danh sách “việc không cần làm”:

1. Chọn ra những “ứng viên tối giá”

Nếu bạn có thời gian biểu của riêng mình (vốn cũng là một phương pháp hữu hiệu), hãy xem lại những công việc bạn làm trong ngày được liệt kê trong thời gian biểu ấy. Bất kì công việc gì không phục vụ cho mục tiêu lâu dài của bạn đều “xứng đáng” lọt vào danh sách.

Tiếp theo đó là những nhiệm vụ có mặt đã lâu trong thời gian biểu nhưng bạn mãi vẫn chưa hoàn thành. Những công việc người khác giao cho bạn cũng có thể bị đưa vào tầm ngắm, trừ khi những việc đó có liên quan đến mục tiêu của bạn.

Tất nhiên, bạn cũng đừng quên ‘tạm biệt’ những công việc mà chỉ nghĩ đến thôi cũng làm bạn đau lòng mệt não.

2. Tự đặt câu hỏi cho bản thân

Khi bạn đã có danh sách sơ bộ các “ứng viên”, hãy xem xét và đánh giá từng công việc trong danh sách bằng một vài câu hỏi.

Trước tiên, hãy tự hỏi rằng “Liệu việc này có giúp mình hoàn thành mục tiêu và đóng góp và tương lai thành công của mình?”.

Nếu câu trả lời là “Không”, hãy tiếp tục hỏi “Liệu mình hoặc một ai khác phải chịu hậu quả tiêu cực nghiêm trọng nào nếu việc này không hoàn thành?” và “Liệu việc này có cấp bách hoặc quan trọng?”. Nếu các câu trả lời tiếp theo vẫn là “Không”, công việc đó đã đảm bảo một vị trí vững chắc trong danh sách đen của bạn.

Ngược lại, nếu công việc đó có vẻ cấp bách, hoặc quan trọng, hoặc sẽ mang lại hậu quả không mong muốn nếu không được hoàn thành, hãy tự hỏi “Liệu mình có phải là người làm việc này, hay là mình sẽ để người khác lo bằng cách ủy quyền hoặc nhờ hỗ trợ từ bên ngoài.” Nếu có bất kì cách nào đẩy việc cho người khác, việc đó cũng nghiễm nhiên lọt vào danh sách.

3. Chuẩn bị câu trả lời

Lưu ý rằng những câu trả lời này không liên quan đến phần câu hỏi ở trên. Điểm cốt yếu của ý tưởng lập danh sách “việc không cần làm” là để giúp bạn sẵn lòng và có khả năng nhanh chóng từ chối những nhiệm vụ không ứng với mục tiêu lâu dài của bạn và không nhất thiết do bạn thực hiện.

Với việc ngày các có thêm nhiều “ứng viên” lọt vào danh sách, sẽ rất hữu ích nếu bạn chuẩn bị cho riêng mình những câu phản hồi nhanh để phòng khi ai đó (bao gồm cả bạn) yêu cầu bạn làm những điều không ăn nhập với sứ mệnh bản thân.

Bạn cũng có thể tự soạn những câu phản hồi để bạn có thể dùng khi trò chuyện trực tiếp hay qua điện thoại, đồng thời tự chuẩn bị những suy nghĩ tự nhủ bản thân mỗi khi những nhiệm vụ vặt vãnh sắp sửa choán tâm trí bạn.

4. Lặp lại quá trình

Đây cũng là một ghi chú quan trọng: hãy xem xét và đánh giá từng công việc bằng các câu hỏi như trong Bước 2. Liệu công việc đó có đáp ứng những tiêu chí “nghiêm ngặt” của bạn để có một chỗ trong danh sách “việc cần làm”, hay công việc đó sẽ lọt vào danh sách “việc không cần làm”?

Luôn quan tâm đến việc sử dụng và quản lí thời gian và năng lương của bản thân, và nếu cần thì sử dụng những câu phản hồi chuẩn bị sẵn để từ chối công việc.

Cùng với đó, hãy định kì xem lại danh sách “việc không cần làm” – ít nhất mỗi quý một lần. Khi bạn đã quen với việc lập danh sách này, bạn có thể sẽ muốn góp thêm vài nhiệm vụ vào danh sách ấy; và rồi đến một lúc nào đó danh sách này sẽ dài hơn danh sách “việc cần làm” của bạn.

Quốc Huy (Theo INC)