Dù bạn là một nhóm khởi nghiệp hay chủ sở hữu duy nhất của một doanh nghiệp theo kiểu kinh tế thời vụ (Gig economy – chỉ thuê người làm tạm thời), thì không gian làm việc cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến công việc. Vì vậy trước khi bắt đầu, hãy cân nhắc những ưu và nhược điểm của một môi trường làm việc.

Nhờ sự phát triển của nền kinh tế thời vụ mà các freelancer, doanh nhân và các công ty startup có thể có được những văn phòng làm việc chung hấp dẫn hơn bao giờ hết. Đó là vì những môi trường chung như thế này có văn phòng đầy đủ trang thiết bị với các dịch vụ linh hoạt hơn là thuê văn phòng theo kiểu truyền thống, vì bạn có thể thuê theo giờ hoặc theo ngày, hoặc theo số bàn ghế bạn cần.

Đây là một xu hướng đang bùng nổ mạnh mẽ, mỗi tuần lại có những văn phòng làm việc kiểu mới ra đời. Theo thống kê, ước tính đến năm 2020, sẽ có hơn một triệu người làm việc tại những văn phòng chung như thế này.

Thuê riêng văn phòng tất nhiên sẽ tốn kém, và nếu muốn các nhân viên công ty có thể gắn kết tình cảm hơn, hoặc đơn giản là muốn thoát khỏi một quán cà phê nào đó nơi bạn đã mọc rễ khi ngồi quá lâu tại một chiếc bàn nào đó, thì thuê văn phòng chung là một ý tưởng không tồi. Tuy nhiên, bất kỳ một sự sắp xếp công việc nào cũng cần được xem xét kỹ lưỡng. Dưới đây là những phân tích về ưu và nhược điểm của một văn phòng dùng chung.

Nhược điểm

1. Thiếu sự riêng tư

Đây là điểm trừ lớn nhất của kiểu văn phòng này. Mặc dù có nhiều gói dịch vụ với các tùy chọn trang bị khác nhau, nhưng rất có thể thuê riêng một phòng kín sẽ tốn nhiều tiền hơn bạn nghĩ, thậm chí đắt hơn cả thuê một văn phòng riêng.

Với những chiếc bàn dùng chung, các phòng làm việc phong cách mở có thể khá ồn ào và mất tập trung. Những không gian làm việc chung không có thiết bị cách âm có thể khá bất tiện về phương diện này. Ví dụ như tiếng ai đó đang uống cà phê có thể làm phiền những người xung quanh. Nếu công việc đòi hỏi phải gọi điện nhiều thì văn phòng cần có một góc nào đó phù hợp.

2. Cạnh tranh dưới một mái nhà

Thông thường khi tìm một chỗ làm việc phù hợp, bạn có thể tình cờ gặp phải đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực mà mình đang làm. Nếu hai bên có mục tiêu giống nhau và việc hợp tác là có lợi cho hai bên thì không nói làm gì. Nhưng nếu bạn không thích làm việc chung với họ thì có có thể có những khoảnh khắc không thoải mái.

3. Mâu thuẫn cá nhân

Bất kỳ một nhóm người nào làm chung một chỗ đều không tránh khỏi những mâu thuẫn. Có thể do tính cách khác nhau, hoặc đơn giản chỉ là vấn đề không gian. Vì thiếu bộ phận nhân sự nên những xung đột như thế này hai bên phải tự giải quyết.

4. Thời gian làm việc

Nếu bạn khởi nghiệp và phải làm việc trong nhiều ngày dài, hoặc nếu bạn là một freelancer thiên về tự sắp xếp giờ làm việc, thì hầu hết những môi trường làm việc chung mở cửa từ 9h sáng tới 5h chiều là không phù hợp với một lịch làm việc linh hoạt. Một số người có thể xem đây là một điểm mạnh, vì làm việc tại nhà có thể khiến bạn cảm thấy luôn phải nghe điện thoại, nhưng với một doanh nghiệp cần sự linh hoạt thì việc giới hạn thời gian làm việc tại văn phòng có thể không phải là lựa chọn tốt nhất.

5. Khả năng mở rộng nhanh

Mặc dù việc thuê một văn phòng chung như thế này có thể rẻ hơn thuê riêng, nhưng nếu doanh nghiệp của bạn đang ngày càng tăng số lượng nhân viên thì mức chi phí này sẽ không ổn nếu bạn ngày càng cần nhiều không gian hơn. Một số văn phòng làm việc chung có thể cho thuê theo tầng, nhưng một số loại văn phòng khác thì tính ra bạn sẽ phải mất nhiều chi phí hơn là thuê văn phòng riêng.

Những ưu điểm của văn phòng chung

1. Các kỹ năng giao tiếp cộng đồng và khả năng bổ sung cho nhau

Rất nhiều văn phòng làm việc chung thu hút những bộ não giống nhau, vì vậy có thể bạn sẽ tìm thấy những người có các kỹ năng quý giá mà bạn có thể dùng để phát triển những mục tiêu của công ty mình, hoặc đơn giản là xây dựng danh sách khách hàng bằng cách trở nên có ích với những người khác.

2. Tổ chức

Một trong những nhược điểm của làm việc tại nhà là thiếu tổ chức. Tất cả những dự định tốt đẹp cho một ngày làm việc hiệu quả sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn lăn ra ngủ hoặc bị sao nhãng bởi một bộ phim nào đó, hay dọn lại tủ quần áo của mình. Đến một văn phòng làm việc và có một không gian làm việc chuyên dụng sẽ giúp bạn có trách nhiệm hơn và tạo được thói quen tốt, biết cách đặt tâm trí vào công việc và hoàn thành nó.

3. Những tiện nghi và đặc quyền

Thuê một không gian làm việc không chỉ đơn giản là thuê căn phòng, mà còn cả những tiện nghi bên trong nữa. Một văn phòng riêng sẽ đòi hỏi bạn phải trang bị đồ nội thất như bàn ghế, tủ lưu trữ cũng như những chiếc máy tính đắt tiền và cả hệ thống điện thoại nữa.

Một văn phòng làm việc chung sẽ cung cấp cho bạn tất cả những thứ này với một mức phí nhỏ, giúp bạn có thể sử dụng máy photo, máy scan hay máy fax, kết nối wifi, phòng họp, và thậm chí là nhà bếp và phòng nghỉ vào buổi trưa nếu bạn muốn rời khỏi bạn làm việc một lát.

4. Cảm hứng

Một văn phòng làm việc chung phù hợp với phong cách làm việc của bạn sẽ là một nguồn cảm hứng cho bạn khi xung quanh là những người có thể kích thích sức sáng tạo của bạn. Có thể đó là văn hóa tập thể hoặc cảm giác được chia sẻ, nhưng bất cứ một điều gì có thể giúp công việc của bạn trôi chảy hơn, bạn đều có thể tìm được tại một văn phòng làm việc chung.

5. Văn hóa công ty

Nếu bạn thích môi trường làm việc mà mình vừa tìm được, bạn có thể sử dụng nó làm nền tảng cho văn hóa công ty của mình. Khi bạn đã sẵn sàng để phát triển lớn mạnh hơn, những gì học được từ một môi trường làm việc chung có thể để hữu ích để thiết lập văn hoá doanh nghiệp cho công ty của bạn sau này.

Ý tưởng thuê văn phòng riêng lâu dài có thể khó khăn, đặc biệt là với một người mới bắt đầu khởi nghiệp, hoặc làm việc tự do. Nhưng với những giải pháp văn phòng làm việc kiểu mới như thế này, họ có thể cùng nhau chia sẻ rủi ro.

Ngày nay nhiều văn phòng chung có cung cấp dịch vụ cho thuê trong nhiều ngày, nếu chọn được một địa điểm phù hợp thì văn phòng chung sẽ khả thi hơn và phù hợp hơn với những người trẻ khởi nghiệp hoặc các nhóm startup nhỏ.

Niên Hồ (Theo INC)