Xem Bài 1: Khởi nghiệp giai đoạn đầu cần một lối quản trị kiểu mới (Phần 1)

Về cơ bản, khởi nghiệp sáng tạo là một cuộc chơi có tính đồng đội rất cao. Để tìm kiếm những giải pháp đột phá, sáng tạo, các cá nhân với những năng lực đa dạng, nhiều góc nhìn cần phối hợp nhịp nhàng trong một cách thức tổ chức tối ưu.

Lối quản lí linh hoạt (Agile Management) đề cao vai trò cộng tác nhóm, xây dựng các cơ chế làm việc hiệu quả xung quanh các nhóm có động lực mạnh mẽ được trao quyền cao độ. Cách thức quản lí mới này cũng sinh ra những nhà quản trị kiểu mới. Trong số đó có những người đang nắm giữ vai trò ScrumMaster.

Điều kì lạ là nhà quản lí này không quản việc, không quản thời gian, cũng không quản người. ScrumMaster có vai trò thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả của toàn thể nhóm làm việc. Không quản việc, người đóng vai trò có tính chất quản lí này hành động như một nhà lãnh đạo phục vụ (servant leader) để dẫn dắt nhóm làm việc đạt được mục tiêu chung.

ScrumMaster – Anh là ai? 

ScrumMaster là một trong ba vai trò được mô tả trong khung quản trị nổi tiếng có tên Scrum. Hai vai trò còn lại là ProductOwner – phụ trách quản lí yêu cầu sản phẩm và kế hoạch phát hành sản phẩm, và Development Team – Đội phát triển, phụ trách biến yêu cầu thành sản phẩm thật.

Tài liệu Hướng dẫn Scrum do các cha đẻ của phương pháp này đã ghi rõ:

“Scrum Master một servant-leader. ScrumMaster giúp đỡ những người ngoài Nhóm hiểu cách họ tương tác với Nhóm hiệu quả nhất. ScrumMaster cũng giúp đỡ mọi người thay đổi các mối tương tác này để tối đa hóa giá trị mà Nhóm tạo ra.”

Ba đối tượng chính mà ScrumMaster phục vụ là Đội phát triển sản phẩm, ProductOwner và Tổ chức mà ScrumMaster đang đầu quân. ScrumMaster tháo gỡ các khó khăn cho các bên, huấn luyện về cách thức cộng tác cho các cá nhân của đội phát triển sản phẩm, trong khi luôn giữ cho thành viên đội phát triển sản phẩm có được sự an toàn và chuyên tâm tối đa để làm việc năng suất và sáng tạo.

Xây dựng nhóm hiệu năng cao

Như chúng ta biết, việc tổ chức một nhóm làm việc hiệu suất không hề dễ dàng. Nhà nhiên cứu về làm việc nhóm Tuckman chỉ ra một nhóm làm việc sẽ phải trải qua các giai đoạn Hình thành, Giông tố (với những xung đột, trục trặc do sự tương tác chưa vào khuôn khổ, sự phối hợp chưa nhịp nhàng) trước khi đạt được trạng thái năng suất.

Trong những giai đoạn này, nổi bật lên vai trò một nhà quản lí biết thúc đẩy các quá trình giải quyết xung đột, tháo gỡ các khó khăn, động viên toàn bộ tập thể tiến lên phía trước. Trong khi các nhà quản lí truyền thống cũng phải làm công việc này, nhưng nó chỉ là một phần ‘phụ’ bên cạnh những việc ‘lớn lao’ khác như lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát, thì ScrumMaster chỉ tập trung vào việc tháo gỡ khó khăn và thúc đẩy làm việc nhóm.

Gần đây, dự án Aristole đầy tham vọng của Google cố gắng tìm ra các nhân tố cấu thành các nhóm hiệu năng cao. Nghiên cứu từ dự án đã nhận diện được các nhân tố gồm: Sự an toàn tâm lí, Tính phụ thuộc (Dependability) giữa công việc của các cá nhân trong nhóm, Cấu trúc và sự rõ ràng trong nhóm, Ý nghĩa của công việc của nhóm, và Tầm ảnh hưởng của công việc lên các cá nhân trong nhóm cũng như ảnh hưởng ra bên ngoài xã hội.

Những đặc điểm này cũng là những chỉ tiêu mà một ScrumMaster mong muốn xây dựng ở nhóm làm việc của mình. Người ta có thể thấy ScrumMaster có nhiệm vụ luôn đảm bảo để Nhóm làm việc trong trạng thái an toàn về tâm lí, sẵn sàng chia sẻ mọi thông tin và khúc mắc trong công việc để cùng nhau đưa ra giải pháp thúc đẩy công việc.

Ngoài ra, việc duy trì cho nhóm luôn chia sẻ thông tin về công việc, cũng như mục tiêu và tầm nhìn của sản phẩm sẽ duy trì được mức độ hiểu biết cao về ý nghĩa của công việc đang làm, cũng như triển vọng về tác động của công việc mà nhóm đang nỗ lực triển khai.

ScrumMaster cũng có trách nhiệm đảm bảo các cá nhân trong nhóm phát triển sản phẩm nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình, duy trì cấu trúc rõ ràng, cách thức cộng tác rõ ràng và hiệu quả (ai làm gì, tại sao, ở đâu, khi nào, tại sao, bằng cách nào), để nhóm tự tổ chức công việc của mình thật hiệu quả.

Không chỉ có vậy, ScrumMaster còn giúp nhóm tránh được những cái lỗi phổ biến mà bất kì nhóm nào cũng có thể vướng phải như chuyên gia về làm việc nhóm Patrick Lencioni từng chỉ ra trong cuốn sách kinh điển về xây dựng nhóm làm việc “Năm khiếm khuyết nhóm”: Sự thiếu vắng lòng tin, Sợ xung đột, Thiếu cam kết, Tránh trách nhiệm giải trình và Không chú ý vào kết quả của nhóm.

Trở thành ScrumMaster bằng cách nào? 

Một nhà quản trị có thể có nhiều cách để thử mình với vai trò ScrumMaster kì lạ và mới mẻ này. Cách đơn giản nhất là đọc kĩ tài liệu ngắn gọn Hướng dẫn Scrum để tìm hiểu ScrumMaster cần phải làm gì và thí nghiệm với một vài ý tưởng ưa thích.

Họ cũng có thể lựa chọn một khoá học đào tạo Scrum chuyên nghiệp, có thể là một khoá học trực tuyến trên các cổng học tập trực tuyến phổ biến hoặc một khoá học tương tác trải nghiệm được cung cấp bởi các nhà đào tạo uy tín.

Bạn cũng có thể tham gia học tập và thi để lấy những chứng chỉ chuyên nghiệp như Certified ScrumMaster do hiệp hội Scrum quốc tế Scrum Alliance cấp. Cộng đồng này đã có đến nửa triệu người trên toàn thế giới và tiếp tục tăng lên hằng năm.

Tối ưu nhất, là nhà quản trị hãy tổ chức nhóm của mình sử dụng khung quản trị Scrum, rồi đặt mình vào vai trò của ScrumMaster đã được mô tả rõ. Rồi thông qua thực hành, cải tiến liên tục, nhà quản trị có thể trải nghiệm đầy đủ sức mạnh và sự thú vị mà cách quản trị mới này mang lại cho bản thân và cho đội ngũ.

Scrum, một phương pháp quản lí linh hoạt từng được chuyên gia Steve Denning – tác giả của Radical Management – đánh giá là một “khám phá vĩ đại trong ngành quản trị”, đã trở nên phổ biến trong giới công nghệ toàn cầu. Việc thử dùng Scrum, cùng với trải nghiệm vai trò ScrumMaster có thể tạo ra những ấn tượng mạnh cho những người khởi nghiệp bởi tính đơn giản và hiệu quả không ngờ của nó tới kết quả phát triển doanh nghiệp đổi mới sáng tạo.

Dương Trọng Tấn

Ông Dương Trọng Tấn là một chuyên gia về quản trị linh hoạt và khởi nghiệp tinh gọn, sáng lập viên của Học viện Agile – đơn vị đào tạo chuyên nghiệp về Agile, Scrum, Lean tại Việt Nam, đồng sáng lập CodeGym và AgileVietnam, nguyên Giám đốc điều hành Hệ thống đào tạo lập trình viên quốc tế FPT Aptech.

Bạn có thể đọc các bài viết khác của tác giả qua: duongtrongtan.com