Mỗi một ngành nghề đều ẩn chứa những thách thức đặc thù, và kinh doanh online cũng không phải là ngoại lệ. Tuy nhiên giờ đây mọi chuyện đã trở nên đơn giản hơn với những công cụ được tích hợp để giải quyết các vấn đề này. Hãy chú ý đến 5 công cụ kinh doanh online sau đây, bởi khả năng làm việc của chúng thật sự rất tuyệt vời.

1. Acquire

Theo báo cáo của McKinsey, 70% khách hàng đánh giá trải nghiệm mua sắm dựa trên cung cách phục vụ của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, chăm sóc khách hàng là một yếu tố không thể nào ngó lơ, và kinh doanh online cũng không ngoại lệ. Không chỉ vậy, vì không có sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng như những loại hình kinh doanh truyền thống, những nhà kinh doanh online càng cần chú tâm vào công tác chăm sóc khách hàng.

Acquire là một công cụ tập trung tuyệt đối vào khách hàng, giúp họ thỏa mãn trên mọi phương diện. Trong đó, việc phản hồi ngay tức khắc là một yếu tố khiến nhiều khách hàng yêu thích.

Những tính năng của Acquire bao gồm:

  • Live chat (trò chuyện trực tuyến)
  • Chatbot
  • Co-browsing (chế độ cho phép doanh nghiệp và khách hàng cùng lướt một trang web như nhau, không cần tải hoặc cài đặt phần mềm; chế độ này cho phép bảo mật thông tin tốt hơn những cách truyền thống)
  • Tự động

Tính năng chatbot của Acquire sẽ thu thập tương tác của khách hàng trên website, giúp doanh nghiệp nắm được những tin tức chính xác để phục vụ khách hàng tốt hơn. Chatbot cũng sẽ được “huấn luyện” đồng thời trong quá trình trò chuyện với khách hàng, phản hồi những câu hỏi thường thấy nhất và thu thập ý kiến cho những lần tương tác sau. Các câu hỏi của khách hàng cũng được phân loại theo từng mục đến các bộ phận chuyên trách để giải quyết nhanh gọn và hiệu quả nhất.

Với tính năng co-browsing, doanh nghiệp càng có cơ hội tương tác nhiều hơn với khách hàng, bởi vì bộ phận chăm sóc có cơ hội chia sẻ một màn hình chung với khách hàng. Nhân viên sẽ thấy được vấn đề của khách hàng, chuyển nó qua màn hình chia sẻ và giải quyết vấn đề. Khách hàng cũng đồng thời thấy được quá trình xử lý vấn đề của mình đang được diễn ra như thế nào.

2. Trello

Không giống kinh doanh truyền thống. kinh doanh online không có nhiều cơ hội để các nhân viên trao đổi trực tiếp với nhau. Vì thế các doanh nghiệp online cần một công cụ để giải quyết vấn đề này bởi tương tác giữa người lao động là điều rất quan trọng trong kinh doanh.

Với Trello, nhân viên sẽ dễ dàng tương tác với nhau thông qua những tính năng hoạt động và lên kế hoạch. Công cụ này sử dụng hình ảnh trực quan để tổng hợp nhiệm vụ và công việc của từng thành viên.

Những tính năng của Trello bao gồm:

  • Tổ chức trực quan
  • Theo dõi dự án
  • Lên kế hoạch nhiệm vụ
  • Đa nền tảng
  • Tự động sao lưu

Thay vì được gửi qua mail, các nhiệm vụ và công việc hoặc bảng hướng dẫn sẽ được thể hiện trực tiếp trên giao diện Trello. Tính năng này giúp đơn giản hóa những nhiệm vụ phức tạp, cho phép các thành viên trong nhóm xem được cách thức thực hiện công việc một cách nhanh chóng.

Đây là một công cụ hữu hiệu trong việc quản lý dự án. Chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu chỉ cần tạo ra một danh sách nhiệm vụ, phân công công việc và theo dõi quá trình nhân viên thực hiện. Các nhân viên cũng không cần mất thời gian làm báo cáo tiến độ cá nhân.

3. Zapier

Đôi khi những nhiệm vụ lặt vặt lại khá tốn thời gian. Hoặc đôi khi bạn phải dùng rất nhiều ứng dụng chỉ để giải quyết một công việc.

Tuy nhiên giờ đây vấn đề này sẽ phần nào được giải quyết với Zapier. Đây là một công cụ tự động chia sẻ nội dung, dữ liệu qua nhiều ứng dụng khác nhau mà không cần tích hợp các ứng dụng lại với nhau. Những ứng dụng này sẽ được sắp xếp làm việc tuần tự mà không cần bất kỳ một cái đặt công nghệ phức tạp nào.

Những tính năng của Zapier bao gồm:

  • Cổng giao dịch điện tử trực tuyến
  • Khả năng kết nối hơn 300 ứng dụng
  • Tự động lặp lại nhiệm vụ
  • Quản lý tài khoản
  • Cung cấp cộng đồng người dùng trực tuyến
  • Tạo kết nối cá nhân đến ứng dụng

Zapier (thường gọi tắt là Zaps) cho phép một số lượng nhất định máy tính người dùng có thể tích hợp ứng dụng vào dòng công việc của chúng. Hệ thống sẽ tự động hoạt động, giúp bạn có nhiều thời gian hơn với những việc khác. Hơn thế nữa, quy trình làm việc cũng nhanh chóng hơn, đơn giản hơn và không hề đòi hỏi người dùng phải có kiến thức chuyên nghiệp về viết code.

4. Zoho Invoice

Chi tiêu là vấn đề hàng đầu của tất cả doanh nghiệp, và với kinh doanh online, việc có một nền tảng chi trả càng cần thiết hơn vì tất cả thương vụ đều được giao dịch trực tuyến.

Zoho là một ứng dụng hóa đơn trực tuyến giúp doanh nghiệp theo dõi được dòng tiền. Ứng dụng này nhắc nhở người dùng quản lý chi phí, báo cáo, đưa ra hóa đơn và các nhắc nhở chi trả.

Những tính năng của Zoho bao gồm:

  • Thể hiện hóa đơn đang trong quá trình xuất
  • Ước tính đơn giản
  • Theo dõi chi phí
  • Lập biên nhận, hóa đơn
  • Chi trả trực tuyến

Công cụ này cho phép doanh nghiệp tạo những giao dịch đặt trước mẫu đồng bộ với thương hiệu. Doanh nghiệp đồng thời cũng có thể tương tác mọi lúc với khách hàng để thương lượng giá cả và thỏa thuận phương thức chi trả.

5. Basecamp

Basecamp là một ứng dụng nhắn tin dành riêng cho hợp tác nhóm. Các thành viên có thể thông qua ứng dụng này giao tiếp với những thành viên khác về vấn đề họ đang quan tâm. Ứng dụng này sẽ giải quyết vấn đề mọi người hay gặp phải khi trò chuyện trong cả một nhóm – bị làm phiền bởi những tin nhắn không cần thiết. Khi ấy, các thành viên có thể rời khỏi cuộc trò chuyện mà họ không hứng thú.

Những tính năng của Basecamp bao gồm:

  • Tương tác nhóm
  • Báo cáo và theo dõi dự án
  • Phân công nhiệm vụ
  • Chia sẻ tệp và quản lý tài liệu
  • Bảng tin nhắn và tin nhắn tức thời
  • Lập danh sách những việc cần làm

Basecamp rất có ích trong việc quản lý dự án ở mọi cấp độ. Các thành viên trong nhóm sẽ trao đổi về ý tưởng dự án, chia sẻ tài liệu và theo dõi công việc thông qua Basecamp.

Giao diện của ứng dụng này được đơn giản hóa, cho phép thành viên theo dõi tất cả mọi việc đang diễn ra như thế nào chỉ với một tab. Basecamp cũng liên tục cập nhật tiến độ dự án và nhắc nhở deadlines. Việc chuyển từ phần này sang phần khác trên nền tảng này cũng rất dễ dàng, giúp các thành viên có thể tập trung tối đa vào những phần liên quan đến công việc của họ.

Lời kết

Kinh doanh online trong thời điểm hiện nay đang có những lợi thế nhất định nhờ hàng loạt công cụ trợ giúp. Khi ấy, doanh nghiệp không cần băn khoăn về cách thức thực hiện nhiệm vụ, mà phải suy nghĩ làm thế nào để tiến hành công việc thật nhanh. Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể đi đến những bước tiếp theo.

Công cụ online sẽ giúp phát huy tối đa khả năng của doanh nghiệp, tạo nên những cơ hội kinh doanh đáng mơ ước. Mọi nhiệm vụ giờ đây đều có thể được thực hiện hoặc bổ trợ bằng các công cụ này. Việc còn lại của bạn chính là tìm ra công cụ phù hợp và sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Hải Vy (Theo The Innovation Enterprise)