Khi tham quan một vòng các startup công nghệ ở Silicon Valley, chúng ta thường thấy những thứ hoàn toàn “mới mẻ”, trái ngược rất nhiều với những nơi làm việc truyền thống. Từ những cách trang trí có một không hai, những ngọn đèn quái dị, cho đến việc bày đồ ăn vặt của văn phòng trên những bàn chơi bóng bàn.

Tuy nhiên, một điều “khác lạ” mà mọi công ty ở đây đều có, đó là sử dụng đồng thời rất nhiều màn hình máy tính. Chẳng hạn như trong văn phòng của Microsoft, mỗi nhân viên trung bình dùng từ 2 – 3 màn hình và kèm cả một máy chiếu lớn. Những công ty nhỏ hơn cũng đều kết nối thêm một vài màn hình phụ.

Dĩ nhiên, ngoài việc phục vụ cho những người có quá nhiều việc để làm, thì việc sử dụng nhiều màn hình máy tính cùng lúc còn đem lại những tiện ích (có thể) bạn chưa bao giờ nghĩ tới như:

Thuận tiện truy cập dữ liệu

Chắc chắn rằng việc sử dụng nhiều màn hình sẽ giúp bạn ‘show’ ra đồng thời tất cả những gì cần thiết cho công việc của bạn. Chẳng hạn như khi viết bài, bạn cần một màn hình hiển thị nội dung đang viết, thêm vào đó là 2 – 3 cửa sổ kết nối mạng để tìm kiếm, tham khảo thông tin cùng lúc. Nếu sử dụng nhiều màn hình, bạn sẽ không mất thời gian để chuyển từ tab này sang tab khác hoặc kéo màn hình lên hoặc xuống.

Nguyên lý tương tự cũng được áp dụng vào trường hợp truy cập dữ liệu. Khi đó, bạn có thể hiển thị những tài liệu tham khảo quan trọng nhất ở một màn hình, dự án gần đây ở một màn hình khác, công cụ truy vấn cơ sở dữ liệu ở một màn hình khác nữa. Như vậy, không có thông tin gì bị ẩn đi, bị che giấu. Và bạn có thể dễ dàng tiếp cận được dữ liệu khi chúng đang ở ngay trước mắt.

Thêm vào đó, sử dụng nhiều màn hình máy tính còn giúp giảm thiểu lỗi. Khi chuyển thông tin, số liệu từ cửa sổ này qua cửa sổ khác, bạn có thể dễ dàng bị nhầm lẫn. Nhưng khi cả hai cửa sổ đều đồng thời hiển thị trước mặt bạn (thông qua hai màn hình khác nhau) thì việc nhầm lẫn này sẽ ít có cơ hội xảy ra hơn.

Chủ động điều hành

Một số công việc đòi hỏi người làm cần phản hồi trong một thời gian rất ngắn, chẳng hạn như nhân viên chăm sóc khách hàng. Tương tự vậy, những nhân viên bán hàng cần trả lời rất nhanh các câu hỏi của khách hàng để nâng cao khả năng tiếp cận. Chính vì vậy, việc dành riêng một cửa sổ cho email là điều rất cần thiết.

Bạn có thể làm công việc chính trên một màn hình, còn những màn hình phụ sẽ giúp bạn luôn kết nối được với nguồn thông tin. Chính vì vậy, bạn chỉ cần nhẹ nhàng lướt mắt qua chúng để cập nhật thông tin, xem mọi việc đang diễn ra, thay vì tốn thời gian để kiểm tra từng tab, từng cửa sổ.

Bạn cũng có thể dành một phần của màn hình phụ cho các ứng dụng kiểm tra năng suất làm việc. Việc này có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, không còn “giật mình thon thót” mỗi khi có tiếng chuông báo hiệu deadline đang cận kề.

Hỗ trợ việc ưu tiên nhiệm vụ

Sử dụng nhiều màn hình máy tính cùng lúc giúp bạn sắp xếp được nhiệm vụ ưu tiên của mình. Dĩ nhiên, điều này còn phụ thuộc vào sự tự giác cá nhân. Tuy nhiên, khi sử dụng nhiều màn hình, bạn có thể dễ dàng tập trung vào một công việc chính quan trọng nhất. Khi hoàn thành nó, công việc thứ hai đã sẵn sàng để bạn có thể ngay lập tức bắt tay vào làm.

Một số người cho rằng làm việc cùng nhiều màn hình có thể khiến họ bị xao nhãng hoặc gây áp lực. Tuy nhiên theo nghiên cứu của Jon Peddie Research năm 2002, 2012, và 2017, việc sử dụng đồng thời nhiều màn hình có thể làm tăng năng suất lao động của người làm. Cụ thể hơn, những người sử dụng nhiều màn hình làm việc có năng suất lao động trung bình cao hơn 42% so với những người chỉ sử dụng một màn hình.

Giải pháp thay thế

Bạn không cần phải lắp đặt nhiều màn hình nếu muốn có được những lợi ích trên. Thay vào đó, bạn có thể suy nghĩ về một màn hình cỡ lớn rất phổ biến trên thị trường hiện nay. Thậm chí, một màn hình cỡ lớn còn hữu ích hơn nhiều màn hình tiêu chuẩn. Chúng thường có thiết kế cong, cho giao diện tự nhiên hơn và giúp giảm tình trạng mỏi cổ và khô mắt.

Tuy nhiên, giải pháp này cũng tồn tại nhược điểm. Một số chương trình hoặc trang web không được thiết kế với chiều ngang quá lớn. Vậy nên bạn phải mất thời gian để chỉnh sửa vị trí và kích thước cửa sổ. Để tránh điều này, bạn có thể sử dụng máy tính ảo. Bạn có thể tổ chức nhiều máy tính ảo cho nhiều nhiệm vụ khác nhau và dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa chúng

Nhược điểm

Chẳng có một cách thức nào có thể phù hợp với tất cả mọi người. Nhiều người không cảm nhận được lợi ích từ việc sử dụng nhiều màn hình, vậy nên họ đã quay về với cách làm truyền thống – một máy một màn hình.

Thực sự thì, việc sử dụng nhiều màn hình máy tính đòi hỏi tính tự giác cao để tránh bị xao nhãng khỏi công việc. Thêm vào đó, nó còn gây ra tình trạng đau cổ nếu không được đặt đúng vị trí. Không chỉ vậy, bạn còn cần kha khá diện tích làm việc để có thể “trưng bày” hết những màn hình này.

Mặc dù vậy, với ba lợi ích kể trên, vì sao bạn lại không thử áp dụng cách thức làm việc của những startup hàng đầu thế giới ở Silicon Valley này?

Hải Vy (Theo Entrepreneur)