Dưới đây là chia sẻ của Gergely Orosz, một kỹ sư ở London, về những bài học anh rút ra sau thời gian anh bắt đầu làm quản lý. Đó là những bài học giản dị nhưng thực tế, tương đối phổ quát và ít nhiều có ích cho các bạn trên con đường sự nghiệp của mình.

Tìm cố vấn – đặc biệt là người trong công ty

Sẽ rất hữu ích nếu bạn tìm được một hoặc một vài cố vấn – đó thường là những người có chuyên môn, kinh nghiệm hơn bạn, nhưng không phải là cấp quản lý trực tiếp.

Người cố vấn thường có cái nhìn từ toàn cảnh và tương đối toàn diện để cho bạn những lời khuyên phù hợp. Đặc biệt sẽ càng tuyệt vời nếu đó là những người trong cùng công ty, họ còn hiểu rõ tính chất công việc và môi trường làm việc của bạn để đưa ý kiến xác thực hơn nữa. Nhiều người từng kinh qua chức vụ bạn đang đảm nhiệm cũng sẽ có thể cho bạn những kinh nghiệm thiết thực và quí báu.

Mặc dù không có thước đo cụ thể để đánh giá hiệu quả của việc được hướng dẫn trong ngắn hạn, nhưng ít nhất điều đó cũng sẽ đem lại cho bạn thêm sự tự tin vì luôn có thể tìm kiếm những phản hồi khách quan và thẳng thắn từ người mà mình tin tưởng.

Xác định những ưu tiên quan trọng nhất

Bạn sẽ dễ bị rối khi vừa lên chức quản lý, bởi vai trò, trách nhiệm của nhân viên và của người quản lý có sự khác biệt rất lớn.

Bản thân tôi cũng từng băn khoăn khá nhiều, không hiểu mình đã nắm bắt được kì vọng của công ty đối với vị trí này hay chưa và mình hiểu trách nhiệm của vị trí này đúng hay chưa. Để hiểu rõ hơn, tôi đã hỏi xin kinh nghiệm từ nhiều cố vấn và các quản lý xem cách họ xác định vai trò của mình như thế nào.

Tôi không nghĩ rằng có đáp án phổ quát cho những câu hỏi này. Kỳ vọng ở mỗi công ty, mỗi bộ phận cũng khác nhau. Tuy nhiên, tôi đã học được một ưu tiên quan trọng – rất khác khi tôi đứng ở góc độ nhân viên, đó là:

‘Là người quản lý, anh cần đặt công ty lên hàng đầu, rồi đến bộ phận của mình, sau đó mới đến các thành viên trong bộ phận.’

Khi là nhân viên, ưu tiên của chúng ta gần như ngược lại: chỉ làm công việc của mình, sau đó giúp đỡ thành viên trong nhóm khi có thể. Rất ít khi nhìn tổng quát cho cả bộ phận, và gần như không phải suy nghĩ quá nhiều về điều gì là tốt cho công ty.

Vì vậy, chuyển lên vị trí quản lý, điều quan trọng là bạn cần sắp xếp lại các ưu tiên của mình, từ đó chúng ta mới xây dựng được kế hoạch làm việc và có thể đưa ra những quyết định đúng đắn.

Xây dựng chiến lược quản lý công việc và thời gian

Trước khi đổi vị trí, tôi cũng đã tham khảo nhiều quản lý khác về những điều họ sẽ bắt tay thực hiện ngay từ ngày đầu tiên. Họ đã cho tôi một lời khuyên thiết thực:

‘Hãy lên chiến lược quản lý thời gian.’

Là nhân viên, hầu như chúng ta chỉ cần chuyên tâm “làm ra sản phẩm”, sức ép về thời gian phần lớn chỉ đến từ tiến độ dự án – điều đã được tính toán và thiết lập từ trước. Nhưng là người quản lý, bạn sẽ mất thêm nhiều thời gian ‘không tên’ khác. Có vô số các cuộc họp phải tham dự, và không chỉ quản lý thời gian của mình, bạn cũng phải tính toán để không làm gián đoạn công việc của các thành viên khác nữa.

Với công việc cũng thế. Khi ở vị trí quản lý, bạn sẽ phải chú ý đến nhiều thứ hơn: không chỉ chú ý đến việc bạn cần làm, mà còn phải chú ý đến công việc của các nhân viên và đưa hỗ trợ khi cần thiết.

Khối lượng công việc sẽ tăng đáng kể trong khi thời gian dường như bị rút xuống. Vì vậy nếu không lên kế hoạch xử lý công việc với các mốc thời gian cụ thể, bạn sẽ mắc kẹt trong đống việc không bao giờ kết thúc.

Đặt ra mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Ngoài các mục tiêu cho chính mình, tôi cho rằng chúng ta cũng cần trao đổi về mục tiêu trong công việc của nhân viên, để giúp phát triển họ một cách chuyên nghiệp, cũng là để quản lý bộ phận của mình một cách chuyên nghiệp.

Cá nhân tôi đã dành thời gian để hiểu được các ưu tiên và mục tiêu của mọi người trong nhóm. Bước đầu tiên là yêu cầu mọi người tự đánh giá họ đang ở nấc thang công việc nào. Sau đó chúng tôi trao đổi về vị trí họ mong muốn đạt đến trong nghề nghiệp, những điều họ thích hay không thích ở nơi làm việc, và những kỳ vọng của họ đối với công việc về lâu dài. Đề ra các mục tiêu rõ ràng, chúng tôi tiếp tục thảo luận về giải pháp đạt được những mục tiêu ấy – vai trò của tôi là hỗ trợ, giúp đỡ họ trong quá trình chinh phục mục tiêu, nhưng họ sẽ phải tự lèo lái nó.

Điều đó giúp nhân viên định hình rõ hơn con đường phải đi và khích lệ họ nỗ lực trong công việc cũng là trong hoạt động xây dựng và phát triển công ty.

Đọc, học hỏi không ngừng

Tôi cứ trăn trở mãi về một lời khuyên trong bài viết về kế hoạch 90 ngày ở tạp chí FirstRound. Lời khuyên đó là:

‘Nếu bạn chuyển từ vị trí kỹ sư sang quản lý kỹ thuật, hãy xác định tháng đầu tiên là để học hỏi’

Tôi muốn tranh luận để thay cụm từ “tháng đầu tiên” thành “năm đầu tiên và lâu hơn”.

Thực ra chúng ta đã được khuyên phải không ngừng học hỏi dù ở bất cứ vị trí nào. Nhưng khi mới lên chức quản lý, bạn càng phải dành nhiều thời gian và tâm trí cho việc học tập.

Ngoài các phương tiện truyền thống như sách, báo, hội nghị hội thảo, tham gia các diễn đàn chuyên ngành…, bạn có thể học và hỏi trực tiếp từ đồng nghiệp, cấp trên, chuyên gia…

Đừng sợ mọi người biết bạn chưa đủ kiến thức trong phạm vi nào đó. Việc đặt câu hỏi và tìm cách lấp đầy khoảng trống hiểu biết luôn là điều được khuyến khích. Hãy thể hiện sự nỗ lực học hỏi hết mức ở giai đoạn này, bởi như người ta đã nói ở phần trích dẫn bên trên – dù tôi vẫn còn muốn tranh luận thêm, nhưng ít nhất thì: “hãy xác định tháng đầu tiên là để học hỏi”.

Hà (Theo pragmaticengineer)