Nhà sáng lập & CEO của Smile Care tự nhận mình sáng tạo và có khá nhiều ý tưởng, nhưng lại không phải là người giỏi về quản trị. Do đó, anh chọn sử dụng phần mềm như là một công cụ hỗ trợ đắc lực để vận hành và phát triển kinh doanh.

Quay trở về Việt Nam sau khi tốt nghiệp chuyên ngành Đa khoa tại Đại Học Y Khoa, Quảng Tây, Trung Quốc, cùng với một vài cộng sự, anh Đỗ Thành Huy -nhà sáng lập & CEO của Smile Care đã quyết định mở phòng khám chuyên về nha khoa với mong muốn có thể đem tới cho khách hàng những phương pháp điệu trị an toàn, những công nghệ hiện đại đi cùng với một dịch vụ chăm sóc tận tình chu đáo.

Trải qua 9 năm phát triển, đến nay Smile Care đã mở rộng quy mô lên tới hơn 60 nhân sự tập trung vào 4 chuyên khoa chính: Răng sứ, nắn chỉnh răng, tiểu phẫu và nội nha. “Lấy định hướng phát triển lâu dài, chọn chất lượng điều trị làm gốc, giữ và duy trì răng thật của bệnh nhân làm tiền đề, Smile Care mong muốn có thể xây dựng được một chuỗi nha khoa đạt tiêu chuẩn quốc tế”, anh Huy chia sẻ.

“Tôi tự nhận mình sáng tạo và có khá nhiều ý tưởng, nhưng lại không phải là người giỏi về quản trị”

Là một CEO, anh có quan điểm thế nào về việc ứng dụng công nghệ để giải quyết các bài toán liên quan đến vận hành?

Anh Đỗ Thành Huy: Tôi không biết các doanh nghiệp khác vận hành như thế nào, nhưng đặc thù ở Smile Care là xử lý công việc theo sự vụ của khách hàng. Vì thế, những tương tác trao đổi hàng ngày cũng chỉ xoay quanh việc khách hàng này đang gặp vấn đề gì, phác đồ điều trị ra sao, tiến trình điều trị đến đâu rồi, bác sỹ nào đang chăm sóc…

Mỗi một khách khi tìm đến đây họ có rất nhiều nhu cầu cần được đáp ứng, để đảm bảo chất lượng cũng như tiêu chuẩn dịch vụ thì việc luân chuyển khách qua nhiều chuyên khoa khác nhau là không tránh khỏi, nhiều bác sỹ cùng chăm sóc một khách hàng cũng là lẽ đương nhiên. Lúc đầu, khi số lượng khách hàng ít, chúng tôi có thể trao đổi với nhau qua email, Zalo, Facebook. Nhưng khi số lượng lên đến 80 khách trên một ngày thì chúng tôi không thể kiểm soát được thông tin và các luồng trao đổi công việc. Đội ngũ y bác sỹ cảm thấy phiền vì nhiều khách không phải của mình nhưng họ vẫn nhận được hàng loạt thông báo. Ngược lại, cũng xảy ra tình trạng thông tin bị trôi, dẫn đến thiếu sót trong quá trình điều trị cho khách hàng.

Lúc đó, chúng tôi buộc phải tìm một cách thông minh hơn để tương tác trao đổi và giao tiếp với nhau. Tôi nghĩ rằng Smile Care sẽ không thể làm tốt nếu không có một nền tảng công nghệ để quản lý công việc hiệu quả.

Còn khía cạnh quản trị thì sao, thưa anh? Thời điểm cụ thể nào anh nhận thấy doanh nghiệp mình cần thay đổi và áp dụng công nghệ một cách triệt để?

Anh Đỗ Thành Huy: Tôi tự nhận mình sáng tạo và có khá nhiều ý tưởng, nhưng lại không phải là người giỏi về quản trị, vì thế tôi chọn sử dụng phần mềm như là một công cụ hỗ trợ đắc lực để vận hành doanh nghiệp và phát triển kinh doanh.

Mỗi năm chúng tôi đều tìm hiểu và nghiên cứu những ứng dụng được đánh giá là tốt nhất trên thị trường. Bởi tôi cho rằng, lựa chọn phần mềm tốt là cách tiết kiệm nhất để cập nhật tri thức quản trị và áp dụng vào doanh nghiệp, vì bản thân các phần mềm đó đã được thiết kế dựa trên những nguyên tắc và cách thức quản trị tối ưu rồi.

Đặc biệt, năm 2014 chúng tôi xảy ra khủng hoảng tài chính, và phải nhờ đến dịch vụ tư vấn bên ngoài. Đó là lúc tôi ý thức rõ ràng nhất về vai trò của quản trị trong kinh doanh, cũng là lúc tôi nhận ra mình phải tìm cách để cập nhật và nâng cao kiến thức quản trị liên tục, nếu muốn giữ vững đà tăng trưởng.

“Từng bế tắc vì không biết được nút thắt nằm ở đâu”

Các sản phẩm công nghệ đã thuyết phục được anh?

Anh Đỗ Thành Huy: Thời điểm mà tôi tìm đến các sản phẩm công nghệ là lúc mà Smile Care đang rơi vào bế tắc. Trong 4 tháng liên tiếp, chúng tôi không tuyển thêm được một nhân sự mới nào. Tôi loay hoay không biết được nút thắt nằm ở đâu vì không có dữ liệu để phân tích cũng không có cách nào để kiểm tra và dò lại quy trình.

Tôi quyết định đi tìm một phần mềm công nghệ thật tốt, với hy vọng nó có thể giải quyết được bài toán này. Lúc tìm thấy Base E-Hiring, tôi đã liên lạc trực tiếp với Giám đốc Marketing của Base, nhờ hỗ trợ để có thể sử dụng hệ thống ngay lập tức. Tôi chỉ mất khoảng 3 tiếng để thiết lập từ quy trình tuyển dụng, mẫu câu hỏi phỏng vấn, thư giới thiệu về công ty và cả website tuyển dụng… Kết quả là trong vòng 1 tháng đầu chúng tôi nhận được 400 hồ sơ ứng viên, con số mà trước đây chưa bao giờ chúng tôi có được.

Vấn đề thực sự nằm ở đâu, thưa anh?

Anh Đỗ Thành Huy: Trước đây tôi không theo dõi được có bao nhiêu hồ sơ đổ về mỗi ngày, chất lượng hồ sơ ứng viên ra sao, vì toàn bộ CV đổ về hòm thư của các bạn làm tuyển dụng. Thêm nữa, các bạn ấy cũng chính là người lọc CV, lọc bằng cách nào? Dùng tri thức, kinh nghiệm của mình để lọc. Điều đó có nghĩa là gì? Là chất lượng của ứng viên hoàn toàn phụ thuộc vào tri thức và cảm nhận của bạn ấy, chứ không có một tiêu chí cụ thể rõ ràng. Đây chính là vấn đề.

Nguy hiểm hơn là các bạn làm tuyển dụng thường lên mạng lấy một cái mô tả công việc chung chung nào đó, rồi mang đi tuyển người. Chân dung ứng viên các bạn ấy cũng tự hình dung ra, tiêu chí đánh giá thì chưa được thiết lập. Tôi hiểu được lý do vì sao mà ứng viên đến gặp tôi phỏng vấn không giống với kỳ vọng mà tôi mong đợi.

“Một phần mềm tốt sẽ giúp chúng ta vận hành tốt”

Anh nói vậy có nghĩa, vấn đề thực sự đang nằm ở các nhân viên?

Anh Đỗ Thành Huy: Không hẳn, đấy chỉ là một nút thắt. Khi bắt đầu sử dụng các sản phẩm công nghệ, tôi nhận thấy, hóa ra trước nay quy trình tuyển dụng của mình làm chưa nghiêm túc. Đúng ra mình phải là người tham gia vào xây dựng quy trình, phải thiết lập tiêu chí đánh giá, phải có được chân dung ứng viên ở vị trí mà mình cần tuyển thì người đến phỏng vấn mới đúng như kỳ vọng mình mong đợi.

Thường thì các bạn tuyển dụng vì mong muốn tuyển được ứng viên nên thường nói quá hay về công ty, có xu hướng né tránh những vấn đề thực tế. Nhưng đó lại là sai lầm, mình tìm người để đi giải quyết vấn đề, cho nên bản thân ứng viên phải là người hiểu rõ nhất về công ty. Tôi đã ngồi tự soạn ra một bức thư giới thiệu về công ty, một cách chân thực nhất, để các bạn ứng viên hiểu rõ các bạn ấy sẽ làm việc trong một môi trường như thế nào, lúc đó mình mới có thể tìm được những người phù hợp với văn hóa môi trường làm việc và đáp ứng kỳ vọng của công ty.

Kết quả từ quyết định chuyển đổi số là gì, thưa anh?

Anh Đỗ Thành Huy: Trước đây, mỗi tuần tôi chỉ nhận được vài CV từ bộ phận Tuyển dụng, chi phí lại rất cao. Nghiêm trọng hơn là khi mà không có nhiều lựa chọn thì tôi buộc phải hạ tiêu chuẩn xuống để chọn được ứng viên, thậm chí rơi vào tình trạng bắt buộc phải nhận. Và nó để lại một hệ quả về sau rất khó khăn đó là sẽ mất công thử việc nhiều lần. Điều này đi ngược lại với nguyên tắc quản trị doanh nghiệp.

Sau khi áp dụng công nghệ, chi phí tốn ít mà CV đổ về nhiều. Các bạn ứng viên sau khi đọc được mô tả công việc, đọc thư giới thiệu công ty, làm bài test xong, thì 95% đến phỏng vấn. Tôi cũng tiết kiệm được kha khá thời gian phỏng vấn, vì mọi thông tin về công ty tôi không cần nhắc lại, năng lực ứng viên đã thể hiện qua bài test rồi.

Nếu chưa tuyển được ứng viên, chúng tôi sẽ quay lại cải tiến quy trình, sửa lại JD, chuẩn hóa lại bài test để càng ngày những người mình phỏng vấn càng đúng với những người mình cần. Tôi nhận ra rằng, một phần mềm tốt sẽ giúp chúng ta vận hành tốt.

“Chuyển đổi số không phải vấn đề nên hay không mà buộc phải làm, thì chắc chắn chúng ta sẽ làm, và tìm mọi cách để thành công”

Đó là những lợi ích nhìn từ góc độ nhà quản trị, vậy còn các nhân viên Smile Care, liệu họ có hứng thú với các sản phẩm công nghệ này, thưa anh?

Anh Đỗ Thành Huy: (cười) Nhân viên của tôi hiện dùng phần mềm để đề xuất tăng lương, để xin nghỉ ốm, để gửi yêu cầu mua trang thiết bị, để xử lý vấn đề thanh toán… Tóm lại bất cứ vấn đề gì cần xin duyệt họ đều có thể yêu cầu mà không gặp bất cứ rào cản nào. Thử tưởng tượng mà xem, một nhân viên mới vào làm, chẳng bao giờ dám gặp quản lý đề xuất hoặc trao đổi một vấn đề gì đó, vô tình nó tạo ra rào cản trong giao tiếp và khiến cho mọi việc không được thông suốt, rõ ràng. Nhưng với công nghệ, nó tạo điều kiện để chúng ta xây dựng một văn hóa cởi mở, minh bạch và cân bằng.

Thêm nữa, những gì chúng ta nói thì chúng ta thường dễ quên, mà có nhiều thông tin nhạy cảm như lương thưởng, chính sách, chế độ phúc lợi…Khi đó, chúng ta thực sự cần một công cụ để lưu lại những luồng trao đổi tương tác, tránh mất thời gian hoặc có sự hiểu lầm, bộ phận nhân sự hay kế toán khi cần cũng không phải đi tìm hoặc hỏi lại.

Theo thống kê, chỉ có 3% doanh nghiệp Việt Nam chuyển đổi số thành công, anh đánh giá như thế nào về con số này, theo anh nguyên nhân là vì sao?

Anh Đỗ Thành Huy: Theo tôi nó nằm ở vấn đề động lực, có thể là thị trường còn đang quá dễ dàng, chúng ta chưa ép mình vào thế phải thay đổi, chúng ta vẫn đang đứng ở ngoài cuộc và chưa thực sự quyết liệt trong câu chuyện này.

Lúc mà mọi người bị đặt vào tình thế: Chuyển đổi số không phải vấn đề nên hay không mà buộc phải làm, thì chắc chắn chúng ta sẽ làm, và tìm mọi cách để thành công.

Việt Hưng

Nguồn