Chúng ta đang sống trong thế giới mà phải làm thật nhiều việc một lúc, chúng ta bị ngập bởi hàng loạt các nhiệm vụ, nhất là đối với những công ty khởi nghiệp. Nhưng quá nhiều thao tác cùng một lúc như vậy lại lợi bất cập hại vì làm bạn giảm hiệu suất lao động và chất lượng công việc bị sa sút.

Nhưng hầu hết thời gian, không có gì xung quanh để liệt kê các việc cần giải quyết. Làm thế nào để ta thư thái hơn trong công việc đây?

Thật dễ nản khi phải đối mặt với một danh sách việc dài lê thê, nhưng các công cụ tăng năng suất lao động có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn trong cách ta làm việc. Ví dụ: bản cá nhân kanban, một công cụ giúp bạn hình dung công việc của mình và lập ra danh sách hệ thống hơn và dễ dàng hơn.

Kanban áp dụng 2 quy tắc đơn giản: giới hạn khối lượng công việc đang làm (Limit Work-In-Progress) về khả năng của cá nhân (capacity), và trực quan hóa đầu việc. Với Personal Kanban, ai cũng có thể giảm đáng kể stress và gia tăng năng suất lao động mà không phải thuê thêm Ô-sin nhắc việc.

Cách làm một Bảng công việc cá nhân rất đơn giản, chỉ bằng vài miếng giấy dán, hay những phần mềm ghi chú có sẵn trên PC, hoặc những công cụ số hóa chuyên nghiệp mạnh mẽ.

Một: Tạo Personal Kanban với giấy dán

Mời bạn xem hai cái Personal Kanban của hai người sau đây:

Trông đơn giản nhỉ? Tôi có phải mô tả thêm điều gì để bạn thực hiện ngay không?

Trên một cái bảng (hay chỗ nào dándính giấy được) bạn tạo ra ba cột có tên “Cần làm” (ToDo), “Đang làm” (Doing) và “Xong” (Done).

Khi có việc cần làm (việc tự nghĩ ra, việc được giao…), bạn viết vào tờ giấy dán và đặt vào ToDo trước, phân tích kĩ lưỡng nên làm ngay hay để làm sau.

Việc này có bản chất là “lập kế hoạch”, sẽ giúp bạn có được trình tự và cách làm công việc có bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán.

Đó không phải là chiến lược tốt. Nếu bạn có thể xếp độ ưu tiên theo giá trị (cái nào có giá trị thì làm trước), thì ta có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều giá trị hơn (sử dụng quy tắc Pareto, 80-20).

Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing. Có thể ghi ngày giờ bắt đầu làm lên giấy.  Giới hạn số lượng thẻ ở cột này (ví dụ 3).

Đừng để nhiều, vì nó sẽ khiển bạn phải nhảy từ công việc nọ sang công việc kia (task-switching), là nguồn cơn của thiếu hiệu quả và stress.

Con số 3 hay 5 tùy thuộc giới hạn khả năng (capacity) của từng người, chỉ bạn mới biết được. Khi bạn đặt con số 5 và thấy bắt đầu rối tung lên thì chắc là phải giới hạn con số đó xuống thấp hơn.

Thực hiện trong một hai tuần rồi đánh giá lại con số đó. Qua một hai tuần ta sẽ có con số hợp lí. Nhưng khi khởi đầu, tôi gợi ý là nên để con số 3.

Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột Done, có thể ghi ngày giờ kết thúc lên giấy để đánh giá về sau.

Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi (cuối tuần thì kẹp lại, lưu trữ cho bảng sạch sẽ)  sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân.

Đó là một trong những lợi ích của trực quan hóa (visualization).

Về tờ giấy dán, bạn có thể chọn nhiều màu, dùng nó tùy theo chủ ý. Ví dụ: các việc học tập để giấy xanh, các việc giấy tờ để giấy vàng, các việc liên quan đến khách hàng dùng giấy đỏ v.v. Tùy bạn.

Nhưng hãy dùng có chủ ý. Việc này sẽ giúp cho bảng trực quan hơn, có sức sống hơn.

Vào mỗi cuối tuần (hay cuối tháng – tùy bạn, tôi thì thích cuối tuần), bạn có thể ngồi lại một chút tự đánh giá lại mình đã làm được bao nhiêu việc, trong đó có bao nhiêu việc ưu tiên, bao nhiêu việc trễ hẹn, bao nhiêu việc đạt kết quả mĩ mãn.

Rồi so sánh với tuần trước đó. Qua đó, bạn có thể đánh giá được cách thức làm việc của chính mình. Rồi đưa ra một vài ý tưởng để cải thiện cách làm việc của chính mình. Điều này sẽ giúp bạn liên tục cải tiến. Ngày một tốt hơn.

Hai: biến desktop thành kanban

Bạn có thể vận dụng quy tắc trên để biến desktop thành kanban như hình dưới:

Chỉ cần một phần mềm giả lập giấy dán (sticky notes), dọn sạch desktop và làm vài cái cột là xong. Cách làm hoàn toàn tương tự như mô tả ở phần trên.

Ba: Lựa chọn công cụ “chuyên nghiệp”

Nếu bạn hay di chuyển, làm việc nhiều trên máy tính chứ không thích giấy dán thì có thể lựa chọn một công cụ số hóa ưa thích để làm Personal Kanban.

Có rất nhiều công cụ chạy trên nhiều nền tảng khác nhau, từ Android, iOS đến Windows hay Ubuntu. Công cụ loại này có thể kể đến: Trello, KanbanFlow, Pomodoro Daisuki, LeanKit, Kanbanery, JIRA, KanbanTool, PearlTrees, …

Với những công cụ hỗ trợ đa nền tảng, (như Trello chảng hạn) bạn có thể tạo lập một bảng công việc lưu trữ “trên mây”, truy xuất ở mọi nơi, mọi lúc. Như hình dưới đây:

Việc tạo lập Personal Kanban trên các dịch vụ này khá dễ dàng. Hãy vào trang web của nhà cung cấp và đăng kí với vài thao tác đơn giản , bạn sẽ có ngay một kanban tiện dụng và đẹp mắt.

Nó nghe có vẻ quá đơn giản để tạo ra tác động lên cách bạn làm việc nhưng thật sự hiệu quả với nhiều người.

Jo, Dương Trọng Tấn