Các cuộc họp hết sức tốn kém. Bất kỳ cuộc họp nào không trực tiếp tạo ra doanh thu, để ra quyết định quan trọng hay để lên một kế hoạch hành động cụ thể – đều là một sự lãng phí hoàn toàn.

Điều này đặc biệt đúng nếu các cuộc họp xảy ra những điều sau:

1. Họp chỉ là để chia sẻ thông tin

Một cuộc họp không nên chỉ để đánh giá, thảo luận hoặc thông báo tin tức.

Những cuộc họp mà bạn cần có phải là: “Đặt ngày ra mắt sản phẩm” hoặc “Chọn nhà phát triển phần mềm để thiết kế lại cơ sở dữ liệu” hoặc một cái gì đó để quyết định ngay.

Còn về thông tin? Hãy chia sẻ nó trước cuộc họp. Gửi tài liệu, báo cáo, v.v … cho người tham gia trước.

Tổ chức một cuộc họp để chia sẻ thông tin làm lãng phí thời gian của cả nhóm và tiền của công ty.

2. Không đặt tiêu chuẩn thời gian cho cuộc họp

Cuộc họp hiện nay thường rơi vào khoảng 30 hoặc 60 phút, và thường có rất nhiều thời gian ‘chết’.

Thay vào đó, cuộc họp nên được đặt ‘cứng’ thời gian bắt đầu và thời điểm phải kết thúc. Hãy thông báo cho mọi người biết cuộc họp sẽ kết thúc đúng giờ, bất kể có điều gì xảy ra. Nếu bạn chỉ cần 20 phút, đúng 20 phút bạn phải đứng dậy.

3. Mọi người được phép đi trễ

Lúc nào cũng vậy, sẽ có một vài người đến buổi họp sớm và họ bắt đầu trò chuyện. Phòng kín người và đã đến lúc bắt đầu, nhưng một vài người vẫn chưa đến.Thế là bạn đợi, đợi, đợi lâu hơn một chút.

Hãy bắt đầu mọi cuộc họp đúng giờ. Khi đã đến giờ, hãy tiến hành họp, kể cả chưa đủ người. Dần dần mọi người sẽ được tạo thói quen họp đúng giờ.

4. Mọi người được phép “nói thoải mái suy nghĩ của mình”

Nếu có ai trong cuộc họp nói, “Tôi chỉ cần nói lên suy nghĩ của mình…” họ nên bị đuổi ra ngay lập tức.

Tại sao? Họ nên chuẩn bị sẵn những suy nghĩ của mình trước. Họ nên xuất hiện với những ý tưởng cụ thể dựa trên thông tin bạn cung cấp trước khi họp.

Đừng cho phép những suy nghĩ chưa chín muồi được chia sẻ trong cuộc họp chỉ vì họ cảm thấy họ cần phải tham gia vào việc thảo luận hoặc muốn ra vẻ thông minh. Hãy kì vọng mọi người chuẩn bị những ý tưởng hoàn chỉnh.

Bất cứ ai không đã không dành thời gian để chuẩn bị – thì không nên được phép tham gia.

5. Không thiết lập trách nhiệm rõ ràng

Những cuộc họp lớn dẫn đến những quyết định, nhưng một quyết định không bao giờ được thực hiện thì sẽ không phải một quyết định.

Hãy thiết lập rõ ràng cái gì, ai, và khi nào sẽ thực hiện kế hoạch đề ra trong cuộc họp.

Không bao giờ cho phép việc đặt trách nhiệm một cách mờ nhạt hoặc không rõ ràng. Một hành động mà không có người chịu trách nhiệm giống như trẻ mồ côi. Điều đó có nghĩa là nó nhanh chóng trở thành trách nhiệm của không ai cả.

6. Ghi một biên bản dài

Biên bản duy nhất bạn cần là danh sách các mục hành động, ghi lại những gì đã được quyết định, những gì sẽ được thực hiện, những người có trách nhiệm làm điều đó, khi nào nó sẽ hoàn thành… Ngoài ra không cần ghi gì khác nữa.

7. Mục tiêu là để cải thiện “sự gắn kết nhóm”

Các thành viên trong nhóm cần làm việc với nhau tốt hơn, nhưng họ không cần phải đi chơi cùng nhau hay “dính chặt” lấy nhau để làm việc tốt hơn.

Những mối quan hệ kinh doanh được tạo ra khi mọi người cùng làm việc để đạt được mục tiêu chung. Ngoài ra, họ có thể tự làm phần của mình, chỉ cần đáp ứng các cam kết và hoàn thành mọi việc.

Nói tóm lại, các mối quan hệ tốt xảy ra khi bạn đưa ra các kết quả hữu hình và đạt được các mục tiêu có ý nghĩa.

Đừng nhầm lẫn các mối quan hệ cá nhân với những mối quan hệ sản xuất. Hoàn thành những điều khó khăn là cách tốt nhất để cải thiện sự hòa hợp của nhóm – không phải ngồi trong cuộc họp.

Ella Hoang (Theo INC)