Khi bắt đầu muốn mở 1 quán Cafe cho riêng mình không ít người nghĩ rằng mình sẽ mở thêm quán thứ 2, thứ 3 rồi nhiều hơn nữa để rồi có riêng cho mình một chuỗi quán Cafe. Nghĩ thôi đã thấy sướng tê cả người rồi.

Tuy nhiên ở giai đoạn ý tưởng mọi thứ đều là màu hồng, đều là sự huyễn hoặc của người mới vào ngành là chính hơn là sự thực tế để thực hiện. Vì mở chuỗi cửa hàng nó rất rất khác thậm chí là khác xa với chỉ làm 1 quán đơn lẻ.

Phải có một hoặc một số quán hoạt động tốt thì mới có thể mở chuỗi

Có thể lúc này anh chị đang có đủ tiềm lực tài chính để có thể mở cho mình cả chục quán Cafe nhưng cái cốt yếu của vận hành chuỗi cửa hàng không nằm ở vấn đề tài chánh. Vấn đề của chuỗi cửa hàng là sự nhân rộng của mô hình kinh doanh của quán có khả thi và thực hiện được hay không.

Đầu tiên anh chị cần có cho mình một, hai quán hoạt động bình thường, có diện tích không quá lớn để có thể dễ dàng tìm mặt bằng tương tự. Ví như anh chị có 1 quán Cafe 1000 m2 thì quả là khó để nhân rộng mô hình này lắm vì quỹ đất không cho phép.

Quán ban đầu này là cơ hội để anh chị thử nghiệm về quy trình, đào tạo, tuyển dụng, CSKH, Marketing, hậu cần v.v từ đó có thể đóng gói được quán và bắt đầu nhân rộng.

Đóng gói quy trình

Anh chị cần có văn bản cụ thể để mô tả, bàn giao cho các vị trí để có thể triển khai các quán mới nhanh và đồng nhất.

– Bảng mô tả công việc của các vị trí: Bảo vệ, Thu ngân, Phục vụ, Pha chế. Bảng mô tả này bao gồm: Công việc chính, yêu cầu công việc, phối hợp với các vị trí khác ra sao, thứ tự ưu tiên công việc v.v;

– Bảng check list công việc hằng ngày: Đối với từng vị trí thì đến giờ cố định thì phải làm gì ví dụ như check, xịt, dọng toilet, bật đèn, v.v;

– Hợp đồng lao động thời vụ hoặc dài hạn, các kênh tuyển dụng, hình ảnh tuyển dụng, tiêu chí, bảng câu hỏi phỏng vấn để có thể giải quyết vấn đề nhân sự nhanh nhất;

– Tài liệu đào tạo nội bộ: Văn hóa doanh nghiệp, quy tắc ứng xử, quy chế thưởng phạt;

– Bảng đào tạo pha chế để không bị thiếu, phụ thuộc vào nhân viên pha chế nhiều;

– Quy trình mua hàng, nhập kho, xử lý tồn kho để tránh trường hợp bị thiếu, thừa nguyên vật liệu dẫn tới chi phí tồn kho không đáng có;

– Quy trình bàn giao ca làm việc, tiền bạc giữa nhân viên thu ngân, trưởng ca, quản lý vì dính đền tiền bạc là phải rõ ràng, rành mạch.

– Hồ sơ gọi đầu tư thêm, quyền lợi, nghĩa vụ của nhà đầu tư mới để kêu gọi thêm nguồn lực phát triển dự án. Một là để giảm rủi ro tài chánh, hai là tìm người đi cùng dài hạn.

– Xây dựng quy trình trả lương, văn bản thu chi tiền để đổi soát hằng tháng.

– Áp dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng để có số liệu phân tích cụ thể, chính xác, nhanh chóng.

Số hóa các tiêu chí từ cửa hàng ban đầu

– Diện tích mặt bằng, lượng xe chứa được, chi phí đầu tư decor 1 quán, chi phí thuê mặt bằng để bạn có thể tìm mặt bằng phù hợp nhanh nhất;

– Tiêu chuẩn cho từng vị trí nhân sự: Quản lý, Bảo vệ, Phục vụ, Pha chế để bộ phận tuyển dụng (Thường là quản lý) sẽ có cách để tìm kiếm người phù hợp;

– Chỉ số đầu tư, chi phí quản lý, giá Cost, định lượng, lượng khách, thời gian hòa vốn tối đa;

– Vẽ lên tiến độ phát triển về tệp khách hàng, doanh thu và các kế hoạch để đạt được kế hoạch phát triển đó.

Đây là các chỉ số bắt buộc phải có cửa hàng đã hoạt động có công suất, đặc điểm tương tự nhau để có thể đưa ra các chỉ số dự đoán, tính toán sát nhất. Đó là lý do bạn phải có ít nhất 1 2 cửa hàng đã hoạt động ổn rồi mới nên nghĩ tới việc phát triển chuỗi.

Chuẩn bị bao nhiêu tiền

Thông thường thì với 1 cửa hàng tùy và quy mô ở đây Trung tính toán theo các cửa hàng có chi phí đầu tư khoảng 200 – 300tr thì ít nhất phải đảm bảo tiền mặt vận hành cho 2 – 3 tháng.

Ưu điểm của mở chuỗi đó là bạn đã có những đối tác đã được kiểm chứng về Decor, Nguyên vật liệu, Phần mềm v.v. Điều đó giúp bạn tối ưu được chi phí và không phải tốn thêm thời gian để phân vân, lựa chọn đối tác đi cùng nữa.

Vì vậy chi phí mở ra 1 quán sẽ càng ngày càng thấp đi, các chi phí quản lý, Marketing sẽ được chia cho các quán thay vì chỉ có 1 quán phải gánh chi phí này. Đây là thế mạnh của các chuỗi so với 1 cửa hàng riêng lẻ.

Anh chị cần có bảng cân đối tài chính và bảng dự đoán dòng tiền để có thể chuẩn bị lượng tiền mặt duy trì vận hành. Nếu không đủ tiền mặt thì phải tìm các phương án huy động khác tùy theo nhu cầu của bạn là giảm rủi ro, chia sẻ cho người khác gánh nặng, chỉ muốn làm 1 mình thì sẽ có phương án huy động khác nhau.

Nhận diện thương hiệu

Tốt nhất anh chị nên tìm đến đối tác tư vấn thiết kế thương hiệu để đảm bảo Phong thủy, tính nhận diện thương hiệu, các phối cảnh màu sắc phù hợp.

Khi chuyển giao bộ nhận diện thương hiệu anh chị cần lấy cả file PSD, AI, PNG, JPG đầy đủ để chuyển giao cho Design đơn giản hơn.

Mạc Văn Trung