Sau khi chuyển trụ sở, do không cẩn thận, Công ty chúng tôi làm mất Giấy Chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp và con dấu của Công ty. Vậy, xin hỏi Chuyên gia, thủ tục cấp lại như thế nào ạ? Chúng tôi có bị phạt vì làm mất ĐKKD và con dấu không ạ?

Trả lời:

Thực tế, để giải quyết vấn đề này, Công ty của bạn cần làm lại Giấy Chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp trước, sau khi có Giấy Chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp thì làm lại con dấu.

1. Đối với việc cấp lại Giấy Chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp

Ngay sau khi phát hiện mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải thực hiện:

+ Phải khai báo với cơ quan công an nơi mất Giấy Chứng nhận Đăng ký kinh doanh, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh và thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng 3 lần liên tiếp;

+ Đề nghị Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hồ sơ đề nghị cấp lại gồm:

(i)      Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

(ii)   Xác nhận của cơ quan công an về việc khai báo mất Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp;

(iii) Giấy tờ của cơ quan báo, đài về việc nhận đăng thông báo mất Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tờ báo đã đăng thông báo này.

(iv) Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông và quyết định của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Đối với việc cấp lại con dấu

– Theo khoản 2.4, Mục III, Thông tư liên tịch 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP của Bộ Tài chính và Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu và Thông tư 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009

– Khi bị mất con dấu, công ty bạn phải tiến hành:

+ Phải thông báo ngay với cơ quan Công an cấp xã nơi con dấu bị mất để tổ chức truy tìm; đồng thời phải có văn bản báo cáo về việc mất con dấu cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký mẫu dấu;

+ Làm hồ sơ xin cấp lại con dấu gửi tới Cơ quan công an đã cấp con dấu đó.

Hồ sơ bao gồm: Văn bản đề nghị làm lại con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của Cơ quan cấp xã nơi xảy ra mất con dấu gửi cơ quan Công an nơi đã giải quyết làm con dấu; Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu của con dấu bị mất do cơ quan Công an cấp; Bản sao chứng thực ĐKKD, CMND của người đại diện theo pháp luật; Giấy giới thiệu cho người đi làm lại con dấu

Trên thực tế, có một số tỉnh, thành phố còn yêu cầu doanh nghiệp cần chuẩn bị Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc làm lại con dấu và trong biên bản này phải có chữ ký của tất cả các thành viên/cổ đông của công ty.

– Về xử phạt: Theo quy định của pháp luật, ngay sau khi phát hiện ra việc mất con dấu, công ty phải thông báo ngay với cơ quan Công an cấp xã nơi con dấu bị mất để tổ chức truy tìm, đồng thời phải có văn bản báo cáo về việc mất con dấu cho cơ quan Công an nơi đã đăng ký mẫu dấu. Nếu công ty bạn không thực hiện ngay việc thông báo này thì sẽ bị xử phạt từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng (điểm d, khoản 2, Điều 12, Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng cháy và chữa cháy; phòng, chống, chống bạo lực gia đình).

Luật sư Phạm Xuân Dương – Phó Tổng Giám đốc Công ty Luật TNHH Đại Việt