Bài viết này thể hiện những quan điểm của Mathilde Collin –  nhà đồng sáng lập kiêm Giám đốc Điều hành của ứng dụng giao tiếp Front – về những vị trí nhân sự thường bị cấp lãnh đạo bỏ qua nhưng lại có tiềm năng đóng góp đáng kể cho sự phát triển của công ty.

Trong bối cảnh công ty mới thành lập, với suy nghĩ doanh nghiệp của mình nằm giữa ranh giới thành công và thất bại, các nhà lãnh đạo luôn đặt mục tiêu phát triển công ty lên hàng đầu. Vì lẽ đó mà kế hoạch tuyển dụng của công ty trong thời kì mới tham gia thương trường sẽ nhằm phục vụ mục tiêu hàng đầu nói trên.

Đơn cử như với một công ty phát triển phần mềm, những vị trí cần tuyển trước tiên gồm kĩ sư, bộ phận tiếp thị, và bộ phận bán hàng. Những vị trí này trực tiếp đóng góp vào sự phát triển của công ty khi chúng tạo ra tính năng mà khách hàng cần, giúp sản phẩm của công ty thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng, đồng thời thu hút khách hàng đến với công ty. Khi đó, việc tuyển thêm người ở những vị trí khác trở nên thừa thãi.

Vậy thì khi nào mới tuyển những vị trí khác, ngay cả khi những vị trí đó góp phần vào sự thành công của công ty? Lẽ thường là các công ty sẽ tiến hành tuyển dụng khi tình hình kinh doanh của công ty cần đến chức năng của các vị trí này; thậm chí có những vị trí không nên được cân nhắc tuyển dụng sớm vì những rắc rối có thể xảy ra.

Mặc dù vậy, sự bổ sung nhân sự vẫn rất cần thiết. Hầu hết các nhà kinh doanh lão luyện khi được hỏi về điều họ muốn thay đổi trong quá khứ đều trả lời rằng, đáng ra họ nên tuyển dụng một vài vị trí sớm hơn, và 3 vị trí thường xuất hiện trong phản hồi của các nhà kinh doanh gồm chuyên viên phân tích dữ liệu, quản lí nghiệp vụ, và chuyên viên tuyển dụng.

Dĩ nhiên là các nhà kinh doanh có lí do để không thực hiện tuyển dụng sớm đối với các vị trí trên: họ cho rằng việc tuyển dụng không cấp thiết hoặc sẽ không đóng góp gì cho công ty, hay đơn giản là họ cảm thấy không dễ để tìm một ứng viên phù hợp cho vị trí.

Tuy nhiên, khi hồi tưởng lại, họ lại cảm thấy hối hận vì đã không tuyển dụng các vị trí trên sớm hơn. Về phần mình, ban đầu tôi cảm thấy việc tuyển dụng là không cần thiết: tôi muốn công ty của mình hoạt động hiệu quả, tập trung, và linh hoạt; việc tìm người để lấp vào những vị trí tôi cho là thừa rõ ràng sẽ đi ngược với mong muốn của tôi.

Nhưng rồi những phản hồi từ các nhà kinh doanh nhiều năm lăn lộn trên thương trường cũng làm thay đổi quan điểm ngây thơ và thiếu sáng suốt trên của tôi, và tôi đã tìm người cho các vị trí trên từ khá sớm. Đó là một quyết định đúng đắn, và tôi sẽ thuyết phục các nhà sáng lập tương lai làm điều tương tự bằng những ghi chú dưới đây.

Chuyên viên phân tích dữ liệu

Công việc của vị trí này bao gồm

  • Thiết lập và duy trì hệ thống nhằm thu thập dữ liệu cần thiết cho công ty.
  • Kết nối dữ liệu với công cụ phù hợp.
  • Lập báo cáo và thông báo cho từng nhóm để các nhóm chủ động theo dõi tiến độ làm việc và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thu thập.
  • Tiến hành phân tích chuyên sâu để bổ sung thông tin cho các quyết định cần đến dữ liệu như định giá hay giúp nhân viên làm quen với công ty.

Các doanh nghiệp bỏ qua vị trí này vì cho rằng họ cho rằng mỗi nhóm phải tự thiết lập và quản lí dữ liệu của nhóm, vì họ không rõ vị trí này sẽ mang lại giá trị gì hoặc không biết làm thế nào để xác định giá trị đó, hoặc vì vị trí đó chưa hẳn là một công việc toàn thời gian.

Tuy thế, lợi ích của vị trí này là khá đáng kể. Với việc có một chuyên viên phân tích dữ liệu trong hàng ngũ nhân viên, các nhóm có thể tập trung vào chuyên môn và đồng thời tăng lượng dữ liệu thu thập. Ngoài ra, thông báo và báo cáo sẽ củng cố sự minh bạch trong công ty, khi mọi người trong công ty đều nắm được thông tin về chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (Key Performance Indicator – KPI). Không chỉ vậy, vị trí này có thể hỗ trợ đắc lực cho bất kì phòng ban nào cần đến nó – thật không công bằng khi bắt các phòng ban tự chịu trách nhiệm về dữ liệu của họ trong khi họ lại không có công cụ quản lí dữ liệu.

Thêm vào đó, tầm ảnh hưởng của vị trí này đối với một vài lĩnh vực (như tối ưu hóa lượng khách hàng hay định giá) là rất đáng kể và sẽ bổ sung rất nhiều cho đầu ra của công ty. Cuối cùng là lợi ích thời gian: nếu bạn chờ đợi đến dịp tuyển dụng vị trí này, nhân viên trúng tuyển vẫn phải mất vài tháng sắp xếp hệ thống rồi mới làm việc với dữ liệu của công ty.

Quản lí nghiệp vụ

Nhiệm vụ của vị trí này bao gồm:

  • Giúp nhân viên mới làm quen với công ty; đánh giá và cải thiện mức độ hạnh phúc của nhân viên; thực hiện các chính sách như nghỉ phép có lương hay nghỉ thai sản, lương bổng và phúc lợi.
  • Tìm vị trí văn phòng mới, quản lí trang thiết bị văn phòng, đặt mua văn phòng phẩm.
  • Quản lí các khoản phải thu/phải trả, hỗ trợ các nhóm khác trong các công việc quản trị,
  • Lên kế hoạch các chuyến làm việc ngoài văn phòng, sự kiện khách hàng, các buổi kết nối nhân viên (team-building).
  • Tại công ty Front, Quản lí Nghiệp vụ còn kiêm luôn công việc hỗ trợ khách hàng trước khi nhân viên chăm sóc khách hàng đầu tiên gia nhập công ty.

Theo quan điểm của tôi, hầu hết các Giám đốc Điều hành đều cho rằng vị trí này rất quan trọng nhưng lại không hào hứng với việc tuyển dụng sớm cho vị trí này, vì họ cho rằng chính Giám đốc Điều hành mới là người thực hiện công việc quản lí nghiệp vụ. Còn nữa, rất khó để xác định giá trị vị trí này mang lại, và trớ trêu thay là giá trị đó chỉ xuất hiện khi công ty ở trong hoàn cảnh không có ai làm công tác quản lí nghiệp vụ.

Khi có một Quản lí Nghiệp vụ trong công ty, Giám đốc Điều hành sẽ tập trung vào công việc quản lí chung công ty thay vì ôm đồm những việc kém quan trọng hơn. Ngoài ra, vị trí này không nhất thiết cần đến người có kinh nghiệm – ứng viên chỉ cần đáp ứng tiêu chí nhanh nhẹn, biết sắp xếp, và có kĩ năng con người tốt. Bất kì công ty khởi nghiệp nào, dù mới thành lập đi nữa, vẫn đủ khả năng tài chính để tìm người cho vị trí này.

Hơn nữa, nếu công ty có một Quản lí Nghiệp vụ tốt, nhân viên đó có khả năng gánh công việc của 5 vị trí khác: nhân sự, quản lí văn phòng, tài chính/kế toán, trợ lí giám đốc, và hỗ trợ khách hàng. Tất nhiên, điều quan trọng nhất là đã có người coi sóc hạnh phúc của tất cả nhân viên công ty.

Chuyên viên tuyển dụng

Nhiệm vụ của vị trí này gồm:

  • Xây dựng và hoàn thiện cơ chế thu hút nhân tài đến với công ty.
  • Quản lí toàn bộ quy trình tuyển dụng – từ lần liên lạc đầu tiên cho đến lá thư mời làm việc
  • Đào tạo nghiệp vụ tuyển dụng cho nhân viên công ty như cách phỏng vấn, cách đề bạt
  • Xây dựng và phát triển đặc trưng tuyển dụng của công ty.

Lí do vị trí này bị lờ đi là vì hầu hết các vị ‘thuyền trưởng’ đều không hình dung được cần phải tuyển thêm bao nhiêu người trong thời gian tới, hoặc là vì họ cho rằng tuyển dụng là một phần công việc của họ, hoặc giả như nếu công ty họ cần tuyển thêm người thì họ có thể hợp tác với các trung tâm tuyển dụng bên ngoài.

Dù vậy, việc có thêm một chuyên viên tuyển dụng trong đội ngũ nhân viên vẫn mang lại một số lợi ích sau:

Trước hết là công ty sẽ tiết kiệm một khoản tiền không nhỏ khi không phải trả thù lao cho các trung tâm tuyển dụng. Tiếp theo, những người ở vị trí lãnh đạo sẽ có thêm thời gian lo cho công ty và công việc kinh doanh thay vì phải tham gia phỏng vấn các ứng viên.

Không chỉ vậy, chuyên viên tuyển dụng có thể cộng tác với các nhóm để tạo cơ chế đề bạt giới thiệu hiệu quả – đơn cử các nhân viên trong công ty có thể giới thiệu ứng viên với chuyên viên tuyển dụng. Một lợi ích đáng cân nhắc nữa là công ty sẽ cần chiêu mộ những nhân viên xuất sắc một khi đến giai đoạn sản phẩm công ty thỏa mãn thị trường, và quy trình tuyển dụng này sẽ hiệu quả hơn nếu có một người trong công ty chuyên thực hiện nó.

Tất nhiên, mỗi công ty khởi nghiệp có một chiến lược và định hướng khác nhau, nên việc tuyển dụng các vị trí trên sẽ không diễn ra trong ngày một ngày hai. Mặc dù vậy, nếu có điều kiện cũng như có đủ thời gian cân nhắc tình hình kinh doanh, các vị trí trên rất đáng được những người lãnh đạo công ty để mắt đến và bổ sung nhân lực.

Quốc Huy (Theo Thinkgrowth)